Самое важное в этой статье:
— От чего зависит право работника на стандартный «детский» вычет и его размер.
— Когда вычет на ребенка работнику нужно предоставлять в двойном размере.
— Можно ли предоставлять вычет сотруднику, не получив от него заявление.
Любой работодатель — организация или индивидуальный предприниматель — ежемесячно начисляет сотрудникам заработную плату и рассчитывает налог на доходы физических лиц. Если у сотрудника есть ребенок или несколько детей, ему нужно предоставлять стандартный налоговый вычет. То есть, рассчитывая НДФЛ, доход работника нужно уменьшать на определенные величины. Кому из работников и в каком порядке вы должны предоставлять стандартный налоговый вычет на детей, читайте далее — мы расскажем все подробности.
Вопрос N 1. Кому из работников нужно предоставлять стандартный вычет?
Предоставлять стандартные «детские» вычеты вы должны всем работникам, на обеспечении которых находятся дети в возрасте до 18 лет (до 24 лет — если ребенок является учащимся очной формы обучения, студентом, курсантом, аспирантом, ординатором или интерном). К ним относятся:
— родители, в том числе приемные и не состоящие в браке, но официально уплачивающие алименты или иным образом обеспечивающие ребенка (Письма Минфина России от 28.05.2015 N 03-04-05/30910 и от 22.05.2013 N 03-04-06/18179);
— супруги родителей (в том числе приемных);
— усыновители;
—
Примечание. Работники, являющиеся супругами опекунов и попечителей, права на стандартный «детский» вычет не имеют (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, Письмо Минфина России от 12.04.2012 N 03-04-06/8-109).
Вычеты на детей вы должны предоставлять только тем работникам, которым платите доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13% (п. 3 ст. 218 НК РФ). Исключение — работники-иностранцы, которые:
— признаются беженцами или получили временное убежище в Российской Федерации;
— осуществляют трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента, выданного в соответствии со ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ;
— являются высококвалифицированными специалистами.
Несмотря на то что доходы перечисленных выше иностранных граждан с первого дня пребывания в Российской Федерации облагаются по ставке 13%, такие работники претендовать на «детский» вычет могут только после того, как приобретут статус налоговых резидентов России (Письмо ФНС России от 30.10.2014 N БС-3-11/3689@).
Примечание. Работники-нерезиденты, то есть те, кто находится в РФ менее 183 календарных дней и чей доход облагается НДФЛ по ставке 30%, права на вычет не имеют (п. 3 ст. 224 НК РФ).
Вопрос N 2. В каком размере нужно предоставлять вычет на детей?
Размеры стандартных «детских» вычетов, предоставляемых работникам, установлены пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. Для вашего удобства мы представили их в таблице на с. 27.
Размер стандартных налоговых вычетов на детей, действующий в 2015 году
| На кого предоставляется вычет | Размер вычета, руб. |
| На первого ребенка | 1400 руб. |
| На второго ребенка | 1400 руб. |
| На третьего и каждого последующего ребенка | 3000 руб. |
| На каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет | |
| На каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы |
Как можно заметить, размер стандартного «детского» вычета зависит от многих факторов: количества детей у работника, их возраста, места учебы.
Определяя общее количество детей работника, вы должны учитывать то, что первый ребенок — это наиболее старший по возрасту ребенок вне зависимости от того, предоставляется на него вычет или нет (Письма ФНС России от 23.01.2012 N ЕД-4-3/781@ и Минфина России от 08.12.2011 N 03-04-05/8-1014). То есть в ситуации, когда, например, первому ребенку работника уже 25 лет и вычет по нему не предоставляется, он все равно считается первым ребенком при принятии решения о том, какой размер «детского» вычета предоставлять в отношении последующих детей.
Примечание. При подсчете общего количества детей работника необходимо учитывать в том числе подопечных и умерших детей, а также неусыновленных детей супруга от другого брака (Письма Минфина России от 03.04.2012 N 03-04-06/8-96, от 09.10.2012 N 03-04-05/8-1162 и от 27.03.2012 N 03-04-06/8-29).
Пример 1. Расчет стандартного «детского» вычета, предоставляемого работнику. У работника Н.Е. Шишкина трое детей. Одному 25 лет, второму — 17, третьему — 12.
Так, старшему ребенку более 24 лет, «детский» вычет на него не предоставляется. Соответственно на остальных детей Н.Е. Шишкину будет предоставлен вычет по НДФЛ в размере 4400 руб., в том числе 1400 руб. — на ребенка 17 лет, 3000 руб. — на ребенка 12 лет.
Предоставляя работникам стандартный вычет на детей, вы должны знать, что некоторым из них положен вычет в двойном размере. К данной категории работников относятся:
— сотрудники, являющиеся единственными родителями, усыновителями, опекунами, попечителями;
— работники, которые представили заявление об отказе второго супруга получать стандартный «детский» вычет у себя на работе (абз. 16 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Соответственно, если ни к одной из этих категорий работник не относится, вычет предоставляйте ему в одинарном размере.
Примечание. Когда работник признается единственным родителем
Сотрудника можно признать единственным родителем, усыновителем, опекуном, попечителем в двух случаях. Первый — в свидетельстве о рождении ребенка нет записи об отце. Второй — у ребенка отсутствует второй родитель по причине смерти, признания безвестно отсутствующим, объявления умершим (Письма Минфина России от 17.04.2014 N 03-04-05/17367 и от 14.03.2014 N 03-04-06/11148).
Соответственно, родителя нельзя признать единственным, если:
— второй родитель лишен родительских прав (Письмо ФНС России от 13.01.2014 N БС-2-11/13@);
— второй родитель отбывает наказание в местах лишения свободы (Письмо Минфина России от 02.11.2012 N 03-04-05/8-1246);
— родители находятся в разводе или не состоят в зарегистрированном браке (Письма Минфина России от 15.01.2013 N 03-04-05/8-23 и от 24.07.2009 N 03-04-06-01/192).
Вопрос N 3. Какие документы нужны для предоставления «детского» вычета?
Предоставить работнику вычет на ребенка вы сможете, если будете иметь в распоряжении его заявление и документы, которые подтверждали бы соответствующее право (п. 3 ст. 218 НК РФ).
Заявление работник пишет в произвольной форме. Причем оформить такое заявление достаточно один раз, при поступлении на работу. Новое заявление потребуется, только если у работника изменится основание для предоставления вычета. Например, у него родится еще один ребенок (Письмо Минфина России от 08.08.2011 N 03-04-05/1-551).
Перечень документов, которыми работник может подтвердить право на стандартный «детский» вычет, в том числе в двойном размере, мы представили в таблице на с. 30.
Перечень документов, которыми работник может подтвердить право на «детский» вычет по НДФЛ
| N п/п | Наименование документа, необходимого для получения «детского» вычета |
| 1 | Свидетельство о рождении ребенка |
| 2 | Свидетельство об установлении отцовства |
| 3 | Копия договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, копия удостоверения приемного родителя |
| 4 | Свидетельство об усыновлении или справка об усыновлении (удочерении), форма которой утверждена Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 N 1274 |
| 5 | Документы из органов опеки и попечительства, подтверждающие установление опеки или попечительства. Например, это может быть выписка из решения об установлении над ребенком опеки |
| 6 | Документы, подтверждающие уплату алиментов на ребенка. Это может быть заверенное у нотариуса соглашение об уплате алиментов либо исполнительный лист или постановление суда о взыскании алиментов и непосредственно документы, подтверждающие уплату алиментов |
| 7 | Справка из учебного заведения, в котором ребенок проходит обучение. Если ребенок учится за границей, справка обязательно должна быть переведена на русский язык (Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-289) |
| 8 | Справка об установлении ребенку инвалидности по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 N 1031н |
| 9 | Заявление второго родителя об отказе от получения вычета |
| 10 | Справка по форме 2-НДФЛ с места работы второго родителя, если он отказался от получения вычета в пользу другого родителя |
| 11 | Свидетельство о смерти или решение суда о признании второго родителя умершим или безвестно отсутствующим |
Вопрос N 4. Как предоставить «детский» вычет?
Стандартный вычет на ребенка работнику нужно предоставлять ежемесячно с того месяца, в котором вы получили заявление и соответствующие документы (Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118). И сохранится право на «детский» вычет у работника до конца того года, в котором ребенку исполнится 18 лет. Исключение: вычеты на детей, которые учатся по очной форме обучения, являются аспирантами, ординаторами, интернами, студентами и курсантами. В этих случаях стандартный налоговый вычет на ребенка предоставляется до конца года, в котором ребенку исполнится 24 года. При этом, если ребенок закончил учебу до того момента, как ему исполнилось 24 года, право на стандартный «детский» вычет сотрудник теряет с месяца, следующего за тем, в котором закончилось обучение.
На практике не редкость, когда работники документы, подтверждающие их право на стандартный вычет на ребенка, представляют не с момента трудоустройства на работу, а позже. В этом случае НДФЛ за прошлый период надо пересчитать (Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118). Причем, если право на стандартный «детский» вычет возникло в текущем году, пересчитать НДФЛ следует с момента его возникновения.
Например, если ребенок родился в марте, а свидетельство о рождении работник принес в июле, надо пересчитать НДФЛ за период с марта по июнь. Если право на вычет возникло в прошедших годах — налог пересчитывается с января текущего года. Например, если ребенок родился в ноябре прошлого года, а свидетельство о рождении работник принес в феврале текущего года, надо пересчитать НДФЛ только за январь текущего года. За возвратом НДФЛ, излишне уплаченного в прошлом году, работник может обратиться в налоговую инспекцию по месту своего жительства.
Пример 2. Расчет стандартного вычета, если заявление на вычет подано в середине года. У работника К.А. Сидорова в феврале 2015 г. родился первенец. Заявление на вычет и свидетельство о рождении ребенка он представил работодателю в мае 2015 г. Оклад К.А. Сидорова — 40 000 руб.
В данном случае работник имеет право на стандартные «детские» вычеты с февраля 2015 г.
Соответственно, в мае ему будет предоставлен «детский» вычет за период с февраля по май включительно в размере 5600 руб. (1400 руб. x 4 мес.).
Размер НДФЛ, подлежащий удержанию с заработной платы К.А. Сидорова за май, составит 4472 руб. [(40 000 руб. — 5600 руб.) x 13%].
Стандартный «детский» вычет работнику вы должны предоставлять до месяца, в котором его доходы, начисленные с начала года, превысят 280 000 руб. Причем указанное ограничение действует и в случае, когда один из родителей получает вычет на ребенка в двойном размере (Письмо Минфина России от 23.08.2012 N 03-04-05/8-997).
Определяя предельную величину доходов, вы должны учитывать только те доходы работника, которые облагаются НДФЛ по ставке 13%. При этом доходы, частично освобождаемые от уплаты НДФЛ, учитываются при расчете лимита только в части, облагаемой налогом (Письмо Минфина России от 21.03.2013 N 03-04-06/8872).
Пример 3. Расчет стандартного вычета на ребенка. У работницы В.А. Петровой есть дочь 7 лет. Она обратилась к работодателю за предоставлением ей вычета на ребенка. Оклад работницы — 46 000 руб. С января по июнь В.А. Петровой выплачивалась только заработная плата. Итого доходы за этот период составили 276 000 руб. (46 000 руб. x 6 мес.), а сумма предоставленных «детских» вычетов — 8400 руб. (1400 руб. x 6 мес.).
В июле В.А. Петровой была выплачена материальная помощь ко дню рождения в размере 10 000 руб., которая не облагается НДФЛ только в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Таким образом, в июле совокупный доход сотрудницы нарастающим итогом с начала года составил 282 000 руб. [276 000 руб. + (10 000 руб. — 4000 руб.)]. Он больше 280 000 руб., поэтому начиная с июля В.А. Петровой «детский» вычет не предоставляется.
Если сотрудник принят на работу в середине года, а до этого работал в другой фирме, при расчете лимита в 280 000 руб. вы должны учитывать сумму дохода, полученную на предыдущем месте работы. Для этого работник должен подтвердить свой доход справкой по форме 2-НДФЛ, выданной предыдущим работодателем (п. 3 ст. 218 и п. 3 ст. 230 НК РФ).
Примечание. Если работник принят на работу или уволен в середине года, стандартный налоговый вычет на ребенка ему следует предоставлять только за месяцы работы в вашей компании (Письмо Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-05/8-154).
У многих работодателей в процессе деятельности возникает вопрос: нужно ли предоставлять стандартный налоговый вычет на ребенка работнику за те месяцы, когда у него не было доходов? Например, работник находился в неоплачиваемом отпуске, отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком. Ответ на этот вопрос дали контролирующие органы (Письма ФНС России от 29.05.2015 N БС-19-11/112 и Минфина России от 22.10.2014 N 03-04-06/53186).
Так, стандартные налоговые вычеты на детей за месяцы без дохода нужно накапливать. Если до конца года доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13%, будет выплачен работнику — уменьшить налоговую базу нужно на размер вычетов за бездоходные месяцы.
Пример 4. Расчет «детского» вычета, если у работника в отдельные месяцы не было облагаемых доходов. Работница В.А. Новикова до июля 2015 г. находилась в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. За период нахождения в отпуске ей выплачивалось только ежемесячное пособие по уходу за ребенком. 7 июля работница вышла на работу. Ее заработная плата за июль составила 40 000 руб. В.А. Новикова имеет право на получение стандартного «детского» вычета на одного ребенка.
Так как у работницы появился облагаемый НДФЛ доход, до конца года, ей положен стандартный налоговый вычет на ребенка и за бездоходные месяцы (с января по июнь 2015 г.).
Соответственно, в июле В.А. Новиковой будет предоставлен вычет в размере 9800 руб. (1400 руб. x 7 мес.). Размер НДФЛ, подлежащий удержанию с заработной платы за июль, составит 3926 руб. [(40 000 руб. — 9800 руб.) x 13%].
Часто задаваемые вопросы. Нужно ли предоставлять вычеты работнику, с которым заключен гражданско-правовой договор?
Да, нужно. Но только за те месяцы, в течение которых действует гражданско-правовой договор (Письмо Минфина России от 07.04.2011 N 03-04-06/10-81). Например, с сотрудником заключен гражданско-правовой договор на два месяца — июль и август. Соответственно, вычет предоставляется только за эти месяцы.
Может ли неработающий родитель отказаться от получения «детского» вычета в пользу второго родителя?
Нет, не может. Поскольку неработающий родитель в связи с отсутствием у него облагаемых НДФЛ доходов не имеет права на «детский» вычет. Поэтому и отказаться от него он не имеет права (Письма Минфина России от 26.02.2013 N 03-04-05/8-133 и от 23.08.2012 N 03-04-05/8-997).
Какая сумма вычета положена работнику на третьего ребенка, являющегося инвалидом?
На ребенка-инвалида вычет предоставляется в размере 3000 руб. независимо от того, каким по счету рождения ребенком он является. То есть суммировать вычет, полагающийся на ребенка-инвалида, и вычет, предоставляемый в зависимости от очередности рождения детей в семье, не нужно (Письмо Минфина России от 11.10.2012 N 03-04-05/8-1180).
Ребенок 17 лет закончил обучение, начал работать и получать свои доходы. Имеют ли родители такого ребенка право на «детский» вычет?
Да, имеют. Так как исходя из положений пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ вычеты родителю предоставляются до конца года, в котором ребенку исполнится 18 лет. Наличие доходов у ребенка для применения вычетов родителю значения не имеет (Письмо Минфина России от 30.06.2014 N 03-04-05/31345).
Дочь работницы организации (19 лет), обучающаяся в вузе по очной форме обучения, в июле вышла замуж. Нужно ли работнице предоставлять вычет до тех пор, пока ее дочери не исполнится 24 года?
Нет, не нужно. Поскольку после вступления ребенка в брак он перестает находиться на обеспечении родителя. А значит, у работодателя отсутствуют основания для предоставления ему вычета на детей (Письмо Минфина России от 31.03.2014 N 03-04-06/14217).
Три главных совета. 1. Предоставляйте «детский» вычет в двойном размере, только если работник является единственным родителем. Либо у вас на руках есть заявление от второго родителя, что он отказывается от получения стандартного вычета на ребенка. А также справка с места работы второго родителя, что он «детским» вычетом не пользуется.
- Вычет на ребенка предоставляется за каждый месяц календарного года (с января по декабрь), в том числе за те месяцы, когда у работника не было доходов, облагаемых по ставке 13%, при условии, что доходы до конца года потом были получены.
- Если работник с опозданием представит документы, подтверждающие право на стандартный «детский» вычет, НДФЛ за прошлые месяцы надо пересчитать.
К.Николаева