Умение эффективно управлять собственным временем — не врожденный талант великих людей, как можно предположить, вспоминая римского императора Юлия Цезаря, а владение вполне конкретными технологиями
Сценарий «начну новую жизнь с понедельника» известен всем. Последние его эпизоды тоже у многих идентичны: «подвиг» понедельника плавно переносится на вторник и дальше. Постепенно чувство потраченного не понятно куда времени достигает критического уровня. Выход — освоение тайм-менеджмента или искусства управлять временем. Однако взять эту премудрость наскоком вряд ли получится. Как утверждают профессионалы, тайм-менеджмент включает комплекс знаний и умений: от навыков заполнения органайзера до планирования делегирования. Нарисовать картину мира
Сегодня существует два подхода к тайм-менеджменту: западный и отечественный. Западная школа делает акцент на контроль и жесткое планирование, отечественная — на хронометраж и оценку эффективности. Стратегическое преимущество российских разработок заключается как раз в методике хронометража, так как именно он становится залогом будущих успехов.
Ключевой момент в приобретении навыков тайм-менеджмента — четкое понимание того, на что мы реально тратим время и где спрятаны временные «черные дыры». Главным инструментом, который помогает найти ответ, и является хронометраж, проще говоря — элементарное записывание совершенных дел и анализ их выполнения. Фиксировать требуется собственно «дело» и затраченное на него время. Потом над полученным списком необходимо поработать цветными маркерами, разделив категории «понравилось/не понравилось», «эффективно/неэффективно». И затем посчитать, сколько получилось «эффективного желтого», «неэффективного красного» и т.д. Главная цель — получить объективную картину мира, т.е. реальные «статьи» затрат нашего драгоценного времени.
В ходе такого записывания наш мозг, отслеживая эффективное и неэффективное времяпрепровождение, автоматически начинает искать возможности для оптимизации процессов, на которые мы тратим слишком много времени. Постепенно вырабатывается «чувство времени» и «чувство эффективности». По большому счету хронометраж — это инструмент, заставляющий регулярно думать о собственной эффективности и рациональности. Кстати, для ведения записей потребуется всего три минуты в день, а для анализа — пять. Оптимизировать себя и мир
Второй шаг — наладить систему слежения по трем показателям. Первая группа — расходы времени, которые желательно увеличить. Вторая связана со статьями, на которые расход времени надо уменьшить (например, на обмен новостями с сотрудниками). И, наконец, показатели, которые, скорее всего, изменить не получится. Классический пример — расходы на дорогу. Но здесь можно создать «вторую прослойку», т.е. наполнить дополнительными делами эти промежутки времени. Так, по дороге можно изучать иностранный язык, вести переговоры по сотовому и т.д.
Фактически на этом этапе уже происходит поиск путей изменения ситуации в нужную сторону. Например, при хронометраже выясняется, что много времени уходит на простое подписывание бумаг и хотелось бы этот показатель уменьшить. Первый вариант — возмущаться и продолжать пагубную практику. Второй — потратить еще немного времени на выяснение причин такого обилия бумаг и начать бороться с этим: делегировать часть функций другим. Сортировать дела
Еще одну важную составляющую тайм-менеджмента образуют технологии планирования: контекстное планирование и матрица Эйзенхауэра. При контекстном планировании происходит «привязывание» дел к определенным категориям: человеку (при встрече с генеральным директором спросить у него про договор), обстоятельствам (купить зубную пасту, когда выйду на улицу) или состоянию (появится желание работать — написать план рекламной акции).
Согласно матрице Эйзенхауэра дела градируются по степени важности и срочности. Дела категории «А» — важные и срочные; категории «Б» — важные, но не срочные (написание диссертаций, изучение иностранных языков, сдача на права). Это самые «обиженные»: именно их обычно переносят «до лучших времен». Дела «В» — срочные, но не важные: таких, как правило, большинство. Дела группы «Г» — не важные и не срочные: «мусорная корзинка». Повышение собственной эффективности предполагает борьбу с делами «В» и выполнение дел «Б» по умолчанию.
Грамотный план представляет собой порядок дел, отсортированный как по привязке к категориям, так и по степени важности и срочности. Также необходимо учитывать дела с жесткой датой и «желательно сделать сегодня». Важный момент — умение «раскладывать» глобальные дела на более мелкие. Так, в годовом плане — дело «докторская диссертация», в недельном — «встреча с научным руководителем», на день — «позвонить научному руководителю и договориться о встрече».
Таким образом, к тайм-менеджменту необходимо подходить с двух сторон: психологической и технической. Психология отвечает за осознание собственно времени как принадлежащего нам, но невосполнимого ресурса. Технологии представлены целым комплексом инструментов, заставляющих нас думать о собственной эффективности и находить способы ее повышения. В этом отношении даже освоение скоропечатания, стенографирования или скорочтения станет шагом в продвижении к заветной цели укрощения времени.