Сегодня любая крупная структура имеет в своем штате пресс-секретаря. При этом авторитет этой профессии в обществе настолько высок, что хороший пресс-секретарь воспринимается зачастую не просто как «лицо команды» или соратник крупного политика. Иногда пресс-секретари и сами по себе входят в рейтинг ведущих политических лидеров и продвигаются наверх вместе со своими начальниками. Тем не менее, не всегда соискатели этой должности, да и сами руководители хорошо представляют себе функции пресс-секретаря, объем знаний, который необходим для выполнения его должностных обязанностей, и множество других моментов, неизменно всплывающих на поверхность в процессе настоящей работы. Что, впрочем, и не удивительно. Нередко на практике пресс-секретарь -это не только работник информационного фронта и неизменный носитель сведений «от первого лица». Зачастую он является преданным помощником, который, помимо официальных данных, владеет достаточным количеством внутренней конфиденциальной информации, что позволяет ему быть весомой политической и «придворной» фигурой в своих кругах.
Впрочем, получение такого статуса в политической или коммерческой структуре — вопрос времени, желания, случая и индивидуального подхода к этому обстоятельству работника и работодателя. А вот чем пресс-секретарь обязан владеть вне зависимости от обстоятельств, — так это полным арсеналом средств PR. Более того, многие считают, что пресс-секретарям не стоит ограничиваться лишь грамотной подачей информации — они должны заниматься всей сценографией работы с общественным мнением. С другой стороны, полностью заменять менеджера по PR пресс-секретарь не обязан, поэтому далее мы рассмотрим основные обязанности пресс-секретаря, согласно классическим традициям и подходам.
Что делает пресс-секретарь
1. Пресс-секретарь поддерживает контакты со СМИ.
2. Пресс-секретарь занимается подготовкой, распространением и контролем над публикацией сведений компании, предназначенных для широкого ознакомления, среди которых могут быть:
Пресс-релизы
Сообщения
Заявления
Интервью.
3. Пресс-секретарь организует пресс-конференции, интервью.
4. Пресс-секретарь информирует своего руководителя по всему кругу вопросов общения со СМИ.
5. В случае необходимости, пресс-секретарь сам организовывает специализированные исследования по всем проблемам работы со СМИ.
6. Если речь идет о работе пресс-секретаря политического лидера, то он должен представлять кандидата избирателям и СМИ.
Как и с кем работает пресс-секретарь
В идеальном варианте пресс-секретарь работает под руководством менеджера предвыборной кампании или РR-менеджера фирмы, находясь, при этом, в тесном контакте с кандидатом (или руководителем фирмы), диспетчером и руководителем добровольцев (в ходе избирательной кампании) и с руководителями подразделений (на предприятии). Однако на практике нередко случается, что пресс-секретарь заменяет РR-менеджера и руководит остальными членами команды.
Иногда, при проведении избирательной кампании, пресс-секретарь выступает в роли руководителя группы исследований. В этом качестве он осуществляет сбор информации и изучает материалы, необходимые для написания плана избирательной кампании, непосредственно перед ее началом. Затем, уже на протяжении всей кампании, пресс-секретарь собирает информацию, проводит различные исследования и анализирует результаты выборов, то есть, в целом, берет на себя функции аналитика.
В классическом варианте пресс-секретарь, наряду с руководителем компании или кандидатом — единственный человек, который может официально контактировать со СМИ от лица организации. Причем остальные члены команды в этом случае, практически, не должны общаться с представителями СМИ. Это объясняется тем, что они не владеют информацией по всему кругу вопросов и могут высказаться совсем не так, как это нужно. В результате, это может отрицательно повлиять на имидж компании или кандидата, поэтому очень важно следить за тем, чтобы никто из сотрудников, кроме руководителя и пресс-секретаря, не имел контактов со СМИ.
Пресс-секретарь должен владеть как можно более полной информацией о кандидате или о фирме, которую он представляет. К примеру, пресс-секретарь, работающий в производственной фирме, должен хорошо знать технологию производства, ассортимент продукции, выпускаемой компанией и т. д.
Пресс-секретарь должен грамотно цитировать выступления руководителя компании (или политика), правильно расставляя акценты и не допуская двусмысленного восприятия сказанного. У пресс-секретаря всегда должны быть готовы ответы на любые провокационные или «острые» вопросы. Во многих случаях, готовясь к выступлению перед представителями СМИ, он может сам приготовить подобные вопросы, чтобы заранее дать на них ответы (опередив журналистов), и тем самым отсечь появление последующих «ненужных» вопросов. Наряду с этим, он может иметь при себе список всех возможных вопросов и ответов на них, подготовленных с тем расчетом, чтобы случайно не нанести «неверным словом» урон имиджу компании или политика.
Пресс-секретарь должен быть всегда готов ответить журналистам на любой вопрос, а также проконсультировать редакторов и журналистов СМИ по возникающим у них вопросам относительно деятельности компании или политика.
В отношениях пресс-секретаря со СМИ есть еще один очень важный момент: он никогда не должен обманывать журналистов, предоставляя им заведомо ложную информацию.
Это может оказаться очень опасным для имиджа компании или политика в будущем. Если вопрос, заданный журналистами, ставит пресс-секретаря в затруднение, то нужно попытаться «красиво» уйти от ответа на него или попросить у журналистов время для получения полной информации по данному вопросу и вернуться к разговору позднее.
Но если все перечисленное относится к «внешней» стороне деятельности пресс-секретаря, то одной из главных задач «внутренней» его работы является информирование руководителя компании (политика) по всему кругу вопросов, связанных со средствами массовой информации.
Хотя мы уже говорили о том, что в идеальном варианте вся информация должна поступать в СМИ только из двух источников: от пресс-секретаря или руководителя компании (политика), на практике осуществить подобную установку получается далеко не всегда. Поэтому еще одной функцией пресс-секретаря становится организация контроля над всей информацией, которая поступает в компанию или выходит из нее.
Осторожно — информация!
Пресс-секретарь общается с журналистами, а журналисты — народ въедливый. Если им захочется узнать как можно больше о политике или компании, будет скверно, если вы не сможете предоставить никакой информации по заданным вопросам. Вообще, здесь надо сказать, что многие люди, которые стремятся занять должность пресс-секретаря, несправедливо полагают, что для этой работы достаточно уметь написать пресс-релиз, а максимум — выступить с заявлением на какой-нибудь пресс-конференции. Однако с этим вполне может справиться любой не обделенный некоторым литературным талантом человек, что же касается умений профессионального пресс-секретаря, то они лежат далеко за пределами этой области.
На самом деле, пресс-секретарь для прессы — это лицо фирмы или политика. Пресса не желает думать, что пресс-атташе — простой подчиненный: для нее он является полномочным представителем интересующей их структуры или персоны. Поэтому на любой пресс-конференции (впрочем, как и в публичном разговоре) ему могут задать множество вопросов, на которые надо, не задумываясь, дать ответы.
У пресс-секретаря могут спросить об отношениях фирмы с конкурентами, о позиции ее руководителя по тому или иному вопросу и т.д., и в любом случае, каким бы сложным и «неприятным» ни был вопрос, он должен на него ответить, не навредив при этом имиджу компании, ее руководителя (или политика). Поэтому выдумывать ответы на ходу — это не лучший вариант. Хороший пресс-секретарь должен знать все ответы наизусть.
Из-за плохого пресс-секретаря может сорваться очень выгодная сделка. О том, что это утверждение не пустой звук, свидетельствует хотя бы такой пример, имевший место в действительности. Одно рекламное агентство заключило договор с автомобильным заводом. Согласно ему, директора фирмы должны были возить на бесплатно предоставленном ему авто новой модели (разработанной заводом), а фирма, в свою очередь, обязывалась расхваливать этот автомобиль при любом удобном случае. Почему об этом соглашении не знал пресс-секретарь фирмы, — остается загадкой. Но как-то раз, на одной из пресс-конференций его попросили высказать свое мнение об этой машине, на что секретарь ответил примерно следующее: «Если честно, то когда мы собираемся куда-то ехать, мы всегда спрашиваем друг друга: «Ну, что на специальной машине поедем или на нормальной? «. Естественно, что после такого выступления контракт был разорван. Не обошлось и без маленького скандала, что, в целом, нанесло фирме немалый ущерб.
Каким он должен быть?
Важно, чтобы будущий пресс-секретарь имел собственную политическую позицию. Однако политический деятель подпишет себе приговор, если возьмет на эту должность человека, который заранее уверен, что СМИ уже составили свое мнение относительно данного кандидата, и нет никакой возможности изменить его в другую сторону.
Пресс-секретарь должен понимать и разделять разработанную политику компании, а если речь идет о политическом лидере, то пресс-секретарь должен понимать стратегию избирательной кампании. Пресс-секретарь должен творчески осмысливать ситуацию и самостоятельно находить такие эффективные пути, чтобы основная мысль и идея, которые присутствуют в разработанной стратегии, дошли до избирателя или потребителя. Поэтому необходимо, чтобы пресс-секретарь работал непосредственно с руководителем компании (или политиком) и напрямую обсуждал с ним все вопросы и проблемы.
Найти пресс-секретаря
1. Какой человек подойдет на эту должность.
Первое требование, которое предъявляется к будущему пресс-секретарю — это эрудированность. Будущий пресс-секретарь должен располагать некоторым личным опытом, и, кроме того, он должен уметь хранить тайны своих руководителей (для чего он должен быть человеком выдержанным). Желательно, чтобы личная позиция будущего пресс-секретаря совпадала с позицией руководителя (политика).
По психологическому складу пресс-секретарь не должен быть истериком, но при этом ни в коем случае он не должен быть равнодушным человеком. Требуется, чтоб это был человек дисциплинированный и хорошо понимающий, что такое субординация. В будущем от такого человека ожидается готовность проявить абсолютную лояльность по отношению к фирме или политику, на которого работает. Важно изначально искать только такого человека, которому можно было бы безоговорочно доверять.
2. Где найти пресс-секретаря.
Оптимальным вариантом считается поиск пресс-секретаря посредством личных связей. А еще лучше — взять на работу своего хорошего знакомого, которому будет не страшно доверить любую тайну. Кроме того, преимуществом такого варианта является то, что личность знакомого и его качества известны изначально, в отличие от «скрытых» качеств любого другого кандидата. Правда, есть в этом и свои минусы: например, если на работу взят человек (знакомый или «знакомый знакомых»), профессионализм которого оказался не соответствующим занимаемой им должности. Уволить такого человека «неудобно», а работать с ним на должном уровне невозможно. Но, несмотря на возможность возникновения подобной ситуации, на должность пресс-секретаря все же лучше брать тех людей, которым вы безоговорочно доверяете. А проблему профессиональной пригодности можно решить, отправив нового работника на специальные курсы подготовки.
Специалисты считают, что один из самых лучших вариантов — приглашение на должность пресс-секретаря журналиста, который работает в местных СМИ. У такого человека есть определенные связи, которые могли бы вам пригодиться, и, помимо этого, он уже находится в курсе ситуации (политической, экономической, социальной), сложившейся в вашем городе (области, регионе).
Не исключено, что в подборе кандидата хорошо покажут себя кадровые агентства, особенно те из них, которые получают деньги за подбор персонала от вас, а не от кандидата на должность. Лучше всего выбрать специализированное агентство, занимающееся исключительно подбором специалистов для СМИ и работников, связанных с этой отраслью. В определенном смысле, это один из самых удобных вариантов для работодателя. Во-первых, вы больше не будете задумываться над тем, как успеть побеседовать со всеми претендентами на должность — вам пришлют только лучших соискателей. Во-вторых, если кандидат не справится со своими обязанностями, агентство вновь будет искать ему замену.
Если материальные средства не позволяют обратиться к помощи рекрутеров, а через личные связи найти хорошего работника не удается, то можно попробовать найти пресс-секретаря через объявления. Но в этом случае руководителю (политику) необходимо самостоятельно проводить отбор кандидатов, потому что работать этот человек должен будет лично с ним, а не с менеджером по персоналу. Кроме того, это важно для самого руководителя (политика): он должен понять, чего, в результате, он хочет от человека, который будет представлять компанию (или его самого) во внешней среде.
3. Общие рекомендации по приему на работу.
В целом, ничего специфического при приеме на работу пресс-секретаря нет. Существуют определенные правила приема на работу топ менеджеров, которые распространяются и на пресс-секретарей.
Резюме. Когда к вам поступают резюме, необходимо внимательно прочитать их и предварительно выбрать понравившихся людей для приглашения на собеседование. Не всегда сразу вместе с резюме кандидаты присылают рекомендации, но в этом нет ничего страшного. Рекомендации принято предоставлять по требованию, поэтому их можно попросить, договариваясь с кандидатом о времени собеседования.
Если по ходу прочтения резюме у вас возникают какие-либо вопросы, которые хотелось бы прояснить, лучше задать их по телефону, чем гонять кандидата по городу и тратить свое время на встречу с ним. Не стоит выбрасывать такие «спорные» резюме сразу, не получив информацию по всем интересующим вас вопросам, потому что так можно упустить хорошего работника.
Собеседование. Подготовиться к собеседованию не так уж сложно, -главное, чтобы оно не превратилось в пустые разговоры. Для этого необходимо заранее продумать, о чем спросить будущего работника и что ему должен будет рассказать сам руководитель. Можно устроить кандидату тест на психологическую совместимость, на тип характера. Лучше всего не искать такой тест в популярных книгах и журналах, а попросить разработать специальный его вариант в том же кадровом агентстве. Если же кандидат пришел к вам из кадрового агентства, значит, его уже протестировали (так происходит в большинстве случаев), и вам непременно покажут результаты этих тестов.
Если кандидат не смог представить рекомендации, не стоит обращать на этот факт особого внимания. Во-первых, отсутствие рекомендаций еще не означает отсутствия знаний, а во-вторых, в нашей стране работникам все еще не принято давать рекомендации. В случае отсутствия рекомендаций можно запросить телефоны прежних руководителей работника и самому созвониться с ними; можно также найти телефоны по названию фирмы в телефонном справочнике.
Если рекомендации представлены, то необходимо их проверить. В телефонном разговоре с рекомендателем может выясниться намного больше, чем написано в рекомендации. Вообще, звонки на прошлые места работы будущего работника позволяют выяснить, можно ли полностью доверять данному человеку.
Однако в любом случае, не стоит впадать в крайности и создавать кандидатам дополнительные трудности. Не слишком приятным делом может оказаться заполнение предложенной вами анкеты, если в ней запрашивается фамилия, имя, отчество и должность супруги(а) кандидата, его родителей или начальника. По возможности, надо избегать включения подобных вопросов в анкету, а если это действительно важно, то намного лучше будет прояснить это в личной беседе.
Если кандидат в данный момент работает, то не устраивайте ему неоплачиваемый испытательный срок. Если человек потеряет работу, то может случиться так, что он постарается отомстить недобросовестному нанимателю. Лучше попросить кандидата письменно изложить свои соображения по определенному проекту или кругу вопросов (концепция работы со СМИ, проект взаимодействия с прессой в рамках избирательной кампании и т.д.), и если представленные им тезисы безоговорочно вам подойдут, то тогда можно приступать к конкретному разговору об испытательном сроке.
Для тех, кто ищет работу пресс-секретаря
Если пресс-секретарь располагает обширным опытом, то, скорее всего, поиск нового места работы не вызовет у него особых сложностей. В этом деле ему помогут личные связи и знакомства, установленные прежде. На начальном этапе достаточно будет известить всех своих знакомых о поиске новой работы. Тот же канал поиска работы -«по знакомству» может помочь и тогда, когда опыта у соискателя на должность пресс-секретаря еще не так уж и много. Но если опыта совсем мало, а карьерные устремления велики, то есть вариант, который подойдет амбициозным молодым людям. Можно попытаться попасть в команду какого-либо начинающего политика — не за счет обширных знаний и опыта, а за обещание трудиться бесплатно. На практике, такой вариант можно встретить довольно часто: команды, располагающие малым количеством денег, охотно нанимают добровольцев «забесплатно». Если у соискателя есть соответствующее образование (желательно, журналистское), подкрепленное некоторым опытом написания текстов, а также, если его позиция совпадает с позицией политика — то у него есть все шансы попасть в команду.
Казалось бы, если не платят денег, то какая здесь может быть выгода? На самом деле, со временем, проявив себя с лучшей стороны, доброволец может быть приглашен в команду уже как оплачиваемый специалист. Но даже если этого не произойдет, он приобретет бесценный опыт, который пригодится при дальнейшем поиске работы. Кроме того, его фамилия может «засветиться» в прессе, и эти публикации можно будет присовокупить к своему резюме. И, наконец, начинающий пресс-секретарь может попросить рекомендации, которые также пригодятся в дальнейшем.
Что касается заполнения резюме, то, опуская прочие всем известные моменты, хотелось бы напомнить о том, что в графе «Претендую на должность» не стоит указывать несмежные специальности. Смешивать должности пресс-секретаря и, к примеру, туроператора нельзя ни в коем случае. Даже если вы считаете себя глубоким профессионалом в обеих этих областях, потенциальный работодатель, скорее всего, посчитает вас поверхностным человеком, не знающим в достаточной мере ни одного из заявленных предметов, и отложит ваше резюме в сторону.
Помня о том, что пресс-секретарь — это лицо фирмы, необходимо уделить особое внимание своему внешнему виду. На собеседование обязательно являться в деловом костюме и чистых ботинках. Обязательно иметь при себе портфолио. Если у вас нет работ как у пресс-секретаря, можно взять с собой свои журналистские работы. Кроме того, необходимо взять с собой резюме и рекомендации (если таковые имеются).
О получении рекомендаций лучше позаботиться заранее, но если это нереально, тогда можно захватить на собеседование телефон своего прежнего начальника. Если он был доволен вашей деятельностью, то он, несомненно, порекомендует вас потенциальному работодателю с самой лучшей стороны.
ПАМЯТКА ПРЕСС-СЕКРЕТАРЯ
Пресс-релиз — это самое первое средство заявить прессе о своей компании (или политике) Пресс-релиз выпускают по любому информационному поводу. Он должен привлекать к себе внимание ярким заголовком, быть предельно кратким (не более одного листа) и содержать один главный аспект. В начале пресс релиза дается информация непосредственно о самом произошедшем событии, а вторая его часть содержит второстепенные детали (комментарии, подробное описание того, как это произошло и т. д.).
Сообщение для прессы — особый тип пресс-релиза. В сообщении необходимо ответить на вопросы «кто? «, «что?», «когда? «, где? «. После передачи сообщения в редакцию СМИ, необходимо дать три телефонных звонка с напоминанием о мероприятии. Первый раз вы проверяете, получила ли пресса сообщение, второй — собирается ли она присутствовать на мероприятии, а третий — уточняете о присутствии или отсутствии конкретных лиц (журналистов, корреспондентов).
Заявление по радио — это трансляция заявления кандидата. Актуальное заявление не должно занимать более 30 секунд. При этом кандидат должен читать заявление так, будто он разговаривает с репортером. Поэтому он не должен читать заявление «по бумажке», а должен запомнить его основные тезисы.
Пресс-конференция. При подготовке к пресс- конференции, лучше провести репетицию ответов на ожидаемые вопросы, учитывая при этом, что пресса, в отличие от вас, не связана только одной темой пресс-конференции. Обычно пресс конференция длится не более 30 минут 10 минут отводится на выступление руководителя фирмы (или политика) и 20 минут — на вопросы и ответы.