Microsoft Excel остается одной из самых популярных программ у офисных сотрудников, что неудивительно, учитывая невероятно большое количество возможностей. Выполнить любые, даже самые сложные расчеты, создать наглядную таблицу, структурировать информацию и даже создавать новые программы — это далеко не полный набор возможностей, которые предлагает Excel. Сегодня мы рассмотрим, какие функции чаще всего применяются пользователями табличного процессора от Microsoft.
Формулы
Даже новички знают, что вся информация в Excel представлена в ячейках электронной таблицы. Каждая ячейка имеет свой адрес, например A8 или D15. В любой ячейке можно прописать формулу для выполнения самых разных расчетов — начиная от подсчета суммы, заканчивая инженерными и математическими вычислениями.
Чтобы вставить формулу в ячейку, вначале нужно поставить знак равенства, а затем напечатать название функции. Можно также перейти на вкладку «Функции» и выбрать вначале тип функции — финансовый, логический, дата и время, математический и т.д. Можно также запустить «Мастер функций», нажав Shift+F3.
Самые распространенные на сегодня функции — это:
— «Сумм» — позволяет сложить значения в 2 и более ячейках;
— «Счёт» — подсчитывает количество ячеек, содержащих числа;
— «Счётз» — подсчитывает количество непустых ячеек;
— «Счётесли» — определяет количество непустых ячеек, соответствующих заданному условию. Например, можно узнать, во скольких ячейках стоят значения больше 0;
— «Срзнач» — определяет среднее значение в заданном диапазоне ячеек;
— «Степень» — позволяет возвести число в степень;
— «Корень» — вычисляет квадратный корень;
— «Суммесли» — суммирует значения ячеек, которые соответствуют заданному условию (например, больше нуля или меньше 1);
— «Произвед» — умножает значения в нескольких ячейках.
Отдельного внимания заслуживают логические функции Excel: «Если», «Еслиошибка», «И», «Или», «Истина», «Ложь».
— «Если» позволяет проверить, выполняется ли заданное условие, и в соответствии с этим возвращает в ячейку необходимое значение. С ее помощью, например, можно заполнить в таблице информацию о ценах, которые больше 50 или меньше 100 рублей. Достаточно, прописывая формулу, указать условие «<100»;
— «Еслиошибка» — помогает проверить, нет ли в таблице ошибок. С ее помощью, например, можно проверить, все ли цены больше 0, по всем ли позициям проставлены цены в прайсе;
— «Истина» также помогает проверить, выполняются ли заданные пользователем условия.
Excel позволяет создавать длинные формулы, которые выполняют сразу большое количество действий. Например, можно в одной формуле использовать логическую функцию «Если» для проверки заданного условия, а затем выполнить арифметические действия со значением, которое после проверки возвратит функция «Если».
Очень распространено сочетание функции «Индекс» и «Поискпоз». С их помощью можно очень легко заполнить пустую таблицу, поскольку такое сочетание позволяет выполнять поиск не по одному заданному параметру, а по двум.
В Excel очень популярны функции ВПР и ГПР, которые широко используются для создания сложных формул, анализирующих первичную информацию и возвращающих в ячейку значение, которое соответствует сразу нескольким условиям.
Сводные таблицы
Сводные таблицы — это один самых популярных и удобных инструментов в Excel. Их главное преимущество состоит в простоте и удобном наглядном интерфейсе. Сводные таблицы необходимы, чтобы работать с большими объемами однообразной информации и структурировать ее.
Чтобы создать отчет при помощи инструмента «Сводные таблицы», нужно, чтобы первичная информация была представлена в одном формате, то есть не допускается, например, написание одного и того же слова в разной транслитерации. Во время создания сводной таблицы пользователь может выбрать заголовки, названия строк, то есть создать таблицу по наиболее подходящему макету. Также пользователь может добавить итоговую строку в таблицу, в которой будет выводиться информация о сумме либо среднем, минимальном, максимальном значении.
Для наглядности, в Excel можно выбрать различное оформление сводной таблицы, например оранжевую или сиреневую цветовую гамму, темную или светлую заливку строк и столбцов и так далее.
В том случае, если нужно периодически готовить отчет, вовсе не обязательно с нуля создавать и форматировать сводную таблицу. Достаточно внести изменения в первичные данные, на основании которых она строится.
Графики и диаграммы
Графики и диаграммы позволяют наглядно представить все цифры и другую информацию. Особенно часто такой инструмент используется для подготовки отчетов и презентаций. В Excel можно создать столбчатые, линейчатые, круговые диаграммы, а также графики. Предусмотрена возможность подписать на графике или диаграмме необходимую информацию, например, указать название или вставить легенду.
Легенда помогает расшифровать диаграмму. Допустим, круговая диаграмма, показывающая динамику продаж фруктов, состоит из красного, фиолетового и синева цвета. Легенда — это специальный блок, в котором указано, что красный цвет показывает информацию о реализации яблок, фиолетовый — о сливах, а синий — о грушах.
Условное форматирование
Условное форматирование помогает представить информацию в различном виде. Допустим, в прайсе стоят цены до 100 рублей, от 100 до 500 рублей и выше 500 рублей. Благодаря уловному форматированию можно выделить ячейки разными цветами для удобного просмотра отчета. Например, ячейки с ценами до 100 рублей можно сделать зелеными, а с ценами выше 500 рублей — красными.
Пользователи могут самостоятельно создавать правила условного форматирования, устанавливать диапазоны, ставить напротив необходимых значений значки и условные обозначения. При помощи условного форматирования также можно скрыть значения или выделить их жирным шрифтом.
Защита данных
В Excel можно защитить данные от удаления или изменений. Как известно, любая книга Excel состоит из листов, в которых содержатся ячейки. В программе предусмотрено несколько вариантов защиты данных:
— защита всего листа от изменений;
— защита листа от изменений, кроме некоторых ячеек на этом листе;
— защита отдельных ячеек от изменений;
— защита всего документа Excel от изменений.
Опытные пользователи могут устанавливать защиту выборочно для некоторых пользователей. Это очень удобно, если в одном файле работает сразу несколько человек.
Программирование в Excel
В Excel можно создавать свои программы с помощью Visual Basic for Applications. Это несколько упрощенная реализация языка программирования Visual Basic. Разработчики специально выбрали VBA, поскольку он проще, чем другие языки программирования.
Обычно программы пишутся в том случае, когда нужно решить какие-либо сложные задачи, автоматизировать расчеты, а стандартного функционала Excel не хватает. Например, можно создать программу, которая выполнит большое количество расчетов при нажатии всего одной кнопки.
В том случае, если вы решите освоить VBA, придется изучать много дополнительной информации. Нужно будет запомнить синтаксис языка программирования и разобраться с тем, что такое процедуры, операторы, переменные, константы, как они назначаются и взаимодействуют.
VBA — Visual Basic for Applications — Visual Basic for Applications (VBA, Visual Basic для приложений) — немного упрощённая реализация языка программирования Visual Basic, встроенная в линейку продуктов Microsoft Office (включая версии для Mac OS), а также во многие другие программные пакеты, такие как AutoCAD, SolidWorks, CorelDRAW, WordPerfect и ESRI ArcGIS. VBA покрывает и расширяет функциональность ранее использовавшихся специализированных макро-языков, таких как WordBasic.