Какие первичные документы бизнесмену нужно разработать самостоятельно?

 

 

Самое важное в статье:

– Зачем предпринимателю оформлять первичные документы.

– Какие обязательные реквизиты должны быть в самостоятельно разработанной “первичке”.

– В каких случаях в работе можно использовать только унифицированные бланки первичных документов.

Несмотря на то что вы, будучи предпринимателем, бухучет не ведете, в своей работе вы все равно обязаны использовать первичные документы. Так, “первичку” вы должны выдавать своим контрагентам в подтверждение той операции, что совершили. Например, когда выполнили работы, оказали услуги и пр. Кроме того, “первичка” вам нужна для того, чтобы подтвердить свои доходы и затраты, если вы работаете на “упрощенке” или общем режиме. А также для расчета вычета по налогу – если применяете ЕНВД и для контроля за поступлениями (60 млн руб.) – если вы на патенте.

Но не всегда для требуемой хозяйственной операции есть унифицированные бланки документов. Бывает, что их нет или же они не содержат тех сведений, которые необходимы для отражения всей сути операции. В таком случае вы должны будете разработать документы самостоятельно. Что это за документы, которые приходится разрабатывать самостоятельно и как это сделать, мы расскажем в статье.

 

Сразу хотим обратить ваше внимание, что если какой-то бланк вы разрабатываете самостоятельно, то его образец нужно закрепить в качестве приложения к учетной политике. Либо утвердите их своим отдельным приказом, а в учетной политике сделайте ссылку на этот приказ. Формулировка может быть следующей: “Для учета операций по продаже товаров применять формы первичных документов, утвержденные приказом N _____ от __________”.

 

Примечание. Какую “первичку” нельзя разрабатывать самому

Некоторые бланки документов бизнесмен не может разработать самостоятельно. И должен применять только их унифицированные образцы. К числу таких относятся:

  1. Банковские документы. В частности, платежные поручения, аккредитивы, инкассовые поручения. Они утверждены Положением Банка России от 19.06.2012 N 383-П.
  2. Кассовые документы. Это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Они утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
  3. Перевозочные документы. В частности, это транспортная накладная, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.
  4. Платежные документы. Это расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) и платежная ведомость (форма Т-53), утвержденные Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

 

Документ N 1. Акт об оказании услуг

 

Кому подойдет: предпринимателям, которые оказывают различные услуги своим контрагентам. Акт об оказании услуг вам понадобится, если вы оказываете какие-либо услуги фирмам, предпринимателям или обычным физлицам. Например, проводите ремонт, консультируете граждан по тем или иным вопросам, занимаетесь репетиторством и пр. Акт подтвердит факт оказания услуги в объеме и по цене, установленным в договоре. На основании акта вы будете вправе требовать оплату от своего заказчика – покупателя. А он, в свою очередь, станет списывать на расходы оплаченные услуги. Поэтому, чтобы ни у вас, ни у вашего покупателя не было проблем с оформлением акта, советуем отразить в нем обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее – Закон N 402-ФЗ). Разберем их подробно.

Наименование документа. В наименовании документа отразите краткую характеристику оказываемой услуги и сделайте ссылку на договор. Например: акт об оказании услуг по организации корпоративного тренинга по договору от 01.10.2015 N 10. Ссылка на договор важна на тот случай, если у вас возникнет спор с заказчиком или проверяющими. Тогда вы сразу сможете понять, в рамках какого договора оказали услугу. Ведь с одним контрагентом может заключаться несколько сделок.

Дата составления акта. Укажите фактическую дату, когда составлен документ. Это может быть либо дата оказания услуги, либо дата непосредственно после ее оказания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Наименование экономического субъекта, составившего документ. Пропишите свою фамилию, имя и отчество (Ф.И.О.), а также укажите реквизиты свидетельства о госрегистрации.

Содержание факта хозяйственной жизни – детализация услуг. Опишите оказанные услуги максимально подробно. То есть укажите не только их наименование, но и раскройте сами действия, которые вы совершили. Подобная информация важна для вашего заказчика, так как при ее отсутствии налоговики могут снять расходы на признание услуг (Постановления ФАС Московского округа от 17.02.2010 N КА-А40/368-10 и Поволжского округа от 17.02.2011 по делу N А55-5632/2010). Поэтому, чтобы такого не произошло, предельно четко детализируйте все услуги. А если вы сами являетесь заказчиком, то тогда обязательно следите за данным реквизитом акта об оказании услуг, чтобы избежать судебных разбирательств.

Величина натурального и (или) денежного измерения и единица измерения. Обычно на практике многие фирмы и предприниматели этот реквизит не заполняют, так как для большинства услуг единицу измерения определить достаточно сложно. Тем не менее налоговики порой требуют указывать тут затраты рабочего времени в часах. Суды же иногда признают данные требования незаконными (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.03.2011 по делу N А78-5740/2010 и Президиума ВАС РФ от 20.01.2009 N 2236/07). Однако если вы не хотите лишних споров, лучше пропишите, сколько времени вам потребовалось для оказания услуги и стоимость одного часа.

Перечень должностных лиц, совершивших сделку. Тут укажите свои Ф.И.О., а также данные своего заказчика – Ф.И.О. гражданина, предпринимателя или гендиректора (если заказчик – компания).

Подписи должностных лиц. Здесь нужно проставить свою подпись и подпись заказчика. По общему правилу подписать документ заказчик должен в срок, указанный в самом акте. Если же такой срок не определен, то сделать это он должен в течение семи дней после того, как вы выставили требование о подписании (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

А вот что касается печати, то она в акте об оказании услуг необязательна (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). И вы также использовать ее в бизнесе не обязаны. Однако если в работе печать вы применяете, то можете проставить ее, чтобы заверить свою подпись. Обращаем ваше внимание, что если плательщиком НДС вы не являетесь, например работаете на “упрощенке”, то выделять этот налог в акте не нужно. Если же НДС вы выделите, например, по требованию своего контрагента, то, скорее всего, заказчик захочет получить и счет-фактуру, а тогда вам придется уплатить НДС в бюджет и сдать по нему декларацию (абз. 1 п. 4 ст. 174 НК РФ).

И еще к акту полезно приложить документы, подтверждающие реальность оказания услуг. Поскольку иногда без таких бумаг налоговики отказываются признавать затраты (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2011 N А05-10659/2010). Например, если вы оказали рекламные услуги, то можете приложить фотоотчеты о размещенной рекламе, газеты и журналы с объявлениями о рекламе, распечатку страниц из Интернета. Или, к примеру, если провели обучение (лекции, тренинги), то подтверждающими документами могут быть методички, материалы презентаций, программа лекции или тренинга.

 

 

Не всегда, оказывая услуги, нужно составлять акт об оказании услуг. Иногда этого можно не делать. Вот примеры таких услуг и информация о том, как заказчик может подтвердить свои затраты без акта.

Коммунальные услуги. Затраты на оказание услуг можно подтвердить счетом на оплату и пр. (Письма Минфина России от 29.07.2010 N 03-03-06/1/494 и УФНС России по г. Москве от 11.06.2010 N 16-15/062200@).

Услуги связи (телефон, Интернет). Расходы можно обосновать договором с оператором сотовой связи, детализированными счетами оператора (Письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@ и Минфина России от 13.11.2009 N 03-03-06/1/750).

Услуги по аренде (лизингу) имущества, недвижимости и транспортных средств. Траты можно подтвердить договором аренды, актом приема-передачи и документами об оплате (Письма Минфина России от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763 и УФНС России по г. Москве от 17.10.2011 N 16-15/100085@).

 

Документ N 2. Товарный чек

 

Кому подойдет: предпринимателям, которые не используют в работе контрольно-кассовый аппарат и бланки строгой отчетности. Некоторые предприниматели имеют право не применять в работе контрольно-кассовую технику и не использовать бланки строгой отчетности. Это бизнесмены на ЕНВД и патенте, осуществляющие отдельные виды деятельности по своим режимам. Однако по требованию покупателя они обязаны выдавать ему документы, подтверждающие оплату, – товарные чеки, квитанции и пр. (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Так вот, форму такого документа об оплате вы должны разработать самостоятельно (Письмо Минфина России от 11.02.2009 N 03-11-06/3/28).

 

 

Наименование документа. Например, квитанция или товарный чек.

Порядковый номер документа, дата его выдачи. Учтите, что номера в кассовых документах следует проставлять последовательно. А дата документа должна соответствовать дате продажи.

Фамилия, имя, отчество бизнесмена, ИНН. Проставьте свои данные и ИНН.

Наименование и количество приобретенных товаров. Распишите подробно, за что была произведена оплата. И укажите количество проданного товара.

Сумма оплаты в рублях. Реквизит должен содержать сумму, на которую была сделана покупка. То есть за сколько вы продали товар покупателю.

Должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись. Тут укажите Ф.И.О. лица, принявшего оплату (это может быть ваш сотрудник или вы лично). И его подпись.

Если какой-либо из обязательных реквизитов вы не укажете в документе, подтверждающем оплату, то налоговики могут у заказчика не принять затраты (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 09.09.2014 по делу N А72-10750/2012). И доначислят ему налоги, а также пени и могут оштрафовать за неуплату налога. Чтобы такого не произошло, указывайте все отмеченные данные в чеке. Однако, если какой-то реквизит вы упустите, для вас это не будет нарушением и штрафа за это быть не может (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2014 N А41-25803/14).

 

Документ N 3. Отчет о проданной продукции

 

Кому подойдет: бизнесменам, которые хотят вести количественный учет товаров при продажах. Чтобы отслеживать остаток товаров на складе, а также для подсчета дневной выручки предприниматели зачастую ведут количественный учет проданных ценностей. С этой целью на практике многие бизнесмены записывают реализованные предметы в специальный блокнот или тетрадку. Ведь кассовые чеки часто отражают только сумму покупки, а количества и ассортимента в них нет.

Мы предлагаем вам разработать с этой целью специальный документ – отчет о проданной продукции (примерный образец – ниже). Он заменит вам ваши тетрадки и сделает работу проще и удобнее. В течение дня в отчет вы будете записывать все проданные товары, а в конце сможете сверить сумму по своему отчету с данными по Z-отчету. Обратите внимание, что использование такого документа необязательно и не регулируется контролирующими органами. Поэтому, какие реквизиты будет содержать этот документ, вы должны решить сами. Вот, например, что полезно отразить в отчете.

 

 

Наименование документа. Например, отчет о проданной продукции. Название нужно для того, чтобы принимать документ к своему учету и делать на него ссылки в рабочих бумагах при необходимости.

Номер документа и дата его составления, номер Z-отчета за день. Номер документа и дата документа должны соответствовать номеру и дате Z-отчета для того, чтобы была возможность сличить сумму по Z-отчету и сумму за проданную продукцию. Обратите внимание: показатели Z-отчета вы снимете только в конце дня, а вот свой отчет заполните в течение всего рабочего дня, по мере продаж. Итоги должны совпасть. Если же кассовую технику вы в деятельности не используете, не привязывайте свой документ к конкретному Z-отчету.

Место, где составлялся документ. Для раздельного учета по торговым точкам нужно указывать конкретное место составления документа.

Наименование товара, номенклатурный номер, его количество. Для точного учета не пренебрегайте номенклатурным номером. Часто номенклатура может иметь схожее название. Поэтому вы можете ошибочно указать не тот товар.

Стоимость единицы товара, общая сумма. Запишите цену проданного товара и общую стоимость.

Должность, фамилия и инициалы лица, составившего документ, и его личная подпись. Укажите этот реквизит, чтобы отслеживать информацию не только по торговым точкам, но и по ответственным лицам.

 

Три главных совета. 1. Все самостоятельно разработанные документы вам следует закрепить в учетной политике. А сами образцы – привести в качестве приложения к ней или утвердить отдельным приказом.

  1. К акту об оказании услуг полезно приложить документы, которые подтвердят реальность их оказания. Например, рекламные услуги можно подтвердить фотоотчетами и распечаткой рекламы из Интернета.
  2. Для количественного учета проданных товаров полезно разработать специальный документ, в котором будет отражаться число реализованных ценностей и их стоимость. Потом итоговые данные по ценам можно будет сверить с Z-отчетом.

 

И.Терехов

Share with:

FacebookTwitterGoogleVkontakteTumblrStumbleUponLinkedInRedditPinterestDiggDeliciousOdnoklassniki


Добавить комментарий

Навигация по записям