7 Советов по успешному использованию систем управления бизнес-процессами

Дать возможность служащим работать более эффективно – значит вести бизнес с умом. Компьютеры на столах служащих, позволяющие пользоваться электронной почтой, обрабатывать тексты и работать с электронными таблицами значительно повысили эффективность работы. И все же многие служащие до сих пор выполняют работу вручную – сражаются с бумажными документами, высылают на одобрение трудно поддающиеся компьютерной обработке приложения к электронным письмам, принимают неразборчивые факсы и перепечатывают наиболее важные корпоративные документы. Очевидно, что такая ситуация требует корректировки.

Если вы уже пытались использовать имеющиеся у вас системы ERP, CRM или систему управления документооборотом для обработки интерфейсной части ваших бизнес-процессов, полагаем, что данный материал будет для вас полезен. Вот семь советов, которые могут вам пригодиться, если вы решили автоматизировать ваши бизнес-процессы.

Совет 1. Оптимизируйте работу существующих систем (не изобретайте велосипед)

Не тратьте слишком много усилий, чтобы заставить вашу систему работать эффективнее. В противном случае вы так и не добьетесь никаких результатов. Это кажется очевидным, но некоторые технологии настолько сложны, что их установка и внедрение в бизнес-процесс занимают многие месяцы и годы. Выберете программное обеспечение, оптимизирующее работу уже имеющейся у вас IT-инфраструктуры, и вы снизите общие затраты.

Совет 2. Цените существующие бизнес-процессы

Чтобы минимизировать затраты на обучение служащих и поддержку программного обеспечения, желательно, чтобы онлайновый пользовательский опыт совпадал с оригинальным. Большинство бизнес-процессов включают сбор информации по форме. Если он-лайновая версия формы совпадает с офф-лайновой версией (в Word, Excel, на бумаге и т.п.), служащие уже будут знать, как ей пользоваться. Через какое-то время ваши бизнес-процессы разовьются, и будут удовлетворять уникальными потребностями вашей компании. Сохраните существующие формы, когда будете делать онлайновую версию.

Совет 3. Внедряйте новые процессы быстро

Создание онлайновой версии процесса не должно быть глобальным программным проектом. Как только вы установите правила бизнеса, бизнес-аналитик (не программист) должен суметь создать, внедрить и поддерживать этот процесс практически без помощи отдела IT. С другой стороны, если для каждого процесса потребуется большая работа по кодировке (HTML, Java, CGI, C++ и т.д.), то вы вряд ли добьетесь многого в плане получения онлайновых и операционных процессов. А когда вы, наконец, завершите эту работу, вполне возможно, что требования и правила бизнеса уже изменятся!

Совет 4. Исключите ошибки заранее

Неправильно заполненные формы приводят к потере времени, когда их возвращают автору на переработку. Добавьте в онлайновую форму интеллект, чтобы обеспечить проверку достоверности данных на стадии ввода. По возможности выполняйте все подсчеты автоматически. Сделайте обязательные для заполнения поля и не разрешайте начинать (или продолжать) процесс, пока форма не будет заполнена. Если некоторые части формы содержат условия, не отображайте их без требования. Используйте онлайновую поддержку, чтобы избежать путаницы, а также расширенную поддержку. Создатель бизнес-процесса знает типичные ошибки, которые могут возникнуть – поэтому усовершенствуйте форму и бизнес-процесс, чтобы заранее обеспечить меньшее количество ошибок.

Совет 5. Отслеживайте процессы и не позволяйте им останавливаться

Сделать онлайновые версии форм недостаточно. Если вы отсылаете формы на сервер или прикрепляете формы PDF к электронным сообщениям, но не можете проследить их путь, вы не управляете процессом. Вы должны уметь отлеживать все процессы, которые вы запустили или в которых участвуете, и точно знать их местонахождение в процессе подтверждения. Также ваша система должна высылать автоматические напоминания, если процесс начинает “тормозить”. Если ваша система не сможет этого делать, вы можете с таким же успехом использовать бумагу.

Совет 6. Не набивайте данные вручную, будьте практичны

Информация, полученная от онлайнового процесса, должна помещаться на сервер баз данных без ручного набора. Опять-таки, это кажется очевидным, но типичная ошибка состоит в том, чтобы требовать этой взаимосвязанности с самого начала. Установка этих связей может оказаться сложным процессом, занимающим много времени, и даже не всегда нужным для конкретного процесса. Будьте практичны – осознайте, что экономия времени и повышение эффективности будут оценены тысячами служащих, работающих с онлайновым управляемым процессом, даже если нескольким служащим на сервере, возможно, придется потрудиться над обработкой данных, чтобы получить наиболее приемлемый результат.

Совет 7. Непрерывно отслеживайте и исправляйте

Тщательно следите за пользованием системой, и вы узнаете многое о своем бизнесе. На макро-уровне проследите, сколько процессов каждого типа запускаются, закрываются и отменяются. Если вы обнаружите, что многие формы в том или ином процессе отменяются, возможно, вам следует отладить процесс. В каждом процессе замеряйте время, требующееся для получения подтверждения об успешном окончании процесса. Отыскивайте и исправляйте “тонкие места”. Подумайте над тем, чтобы отыскивать в индивидуальных процессах информацию, важную для управления вашим бизнесом – о расходах, дебиторских счетах, новых служащих и т.д.