Вы решили перечислять подотчетные суммы на банковские карты сотрудников
Что предпринять? Закрепите в учетной политике по бухгалтерскому учету новый порядок расчетов с подотчетными лицами. Каждый раз деньги перечисляйте на основании заявления подотчетного лица о выдаче денег на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов. Проконтролируйте, чтобы к авансовому отчету ваш работник прикладывал документы, подтверждающие оплату расходов банковской картой.
Когда речь заходит о подотчетных суммах, в голове сразу всплывает фраза: «Выдать из кассы наличными». Однако вот зарплату многие компании, в том числе и «вмененщики», уже давно перечисляют на банковские карты, выданные сотрудникам. Поэтому у многих возникает вопрос: а можно ли и деньги под отчет также получать безналичным путем? Ответ: да, можно.
Действующее законодательство не запрещает перечислять подотчетные суммы на банковские карты работников компании. А об этом не так давно напомнил Минфин России в Письме от 25.08.2014 N 03-11-11/42288.
Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИПИСЬМО
от 25 августа 2014 года N 03-11-11/42288
Вопрос:
Организация применяет УСНО.
1. Можно ли в подотчет на хозяйственные нужды (для оплаты товара, материалов) подотчетные суммы переводить на банковскую карту работника?
2. И какие документы у работника должны быть на руках, при случае вопроса о НДФЛ со стороны налоговой службы, для подтверждения, что подотчетные деньги, поступившие на банковскую карту, не являются его доходом.Ответ:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу правомерности перечисления организацией, применяющей упрощенную систему налогообложения, сотрудникам подотчетных сумм на их личные банковские карты и сообщает следующее.Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 N 266-П.Согласно данному Положению физическое лицо вправе осуществлять по банковскому счету физического лица с использованием банковской карты операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение.Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (письмо Минфина России N 02-03-10/37209 и Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).Учитывая положения статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов), в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Заместитель
директора Департамента
Р.А.Саакян
В обосновании своей позиции чиновники сослались на Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденное Банком России 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П). Именно этот документ регламентирует порядок выпуска и использования банковских карт на территории нашей страны.
Так, согласно п. 2.3 Положения N 266-П физическое лицо может совершать любые операции с банковской картой. За исключением операций, на которые действующим законодательством установлен запрет или ограничения. Следовательно, работник может получить на свою банковскую карту денежные средства на командировочные или другие хозяйственные расходы.
Стоит заметить, что финансисты и ранее высказывали аналогичное мнение. Причем оно было согласовано с Федеральным казначейством (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209 и Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 24.07.2013 № 03-11-06/2/29385
Об округлении показателей при их отражении в книге учета доходов и расходов организациями, применяющими УСН
Вопрос:
Организация применяет УСН. Каким образом следует заполнять (в полных рублях (с округлением) или в рублях с копейками)?
1. Книгу учета доходов и расходов, если порядок ее заполнения не предусматривает никаких правил по этому поводу. Сама форма (титульный лист) содержит указание в виде «Единица измерения руб.». Однако это указание не отвечает на вопрос, какие рубли и в каком формате следует в ней указывать: полные (то есть округлять копейки, например, 28,28 руб. до 28 руб.) или с копейками (например, по формату «28,28»)?
2. Декларацию по единому налогу при УСН, если согласно п. 2.11 Порядка, утв. Приказом Минфина России N 58н от 22 июня 2009 г., при заполнении декларации по единому налогу при УСН стоимостные показатели нужно приводить в полных рублях (без копеек). При этом значения показателей менее 50 коп. необходимо отбрасывать, а 50 коп. и более округлять до полного рубля., однако решением ВАС РФ N 8116/12 от 20 августа 2012 г. положения п. 2.11 Порядка, утв. Приказом Минфина России N 58н от 22 июня 2009 г., признаны не соответствующими (противоречащими) Налоговому кодексу РФ. Аргументы суда: нормами гл. 26.2 Налогового кодекса РФ требование о заполнении декларации по единому налогу при УСН в рублях не предусмотрено?
Следовательно, формально п. 2.11 Порядка, утв. Приказом Минфина России N 58н от 22 июня 2009 г., не подлежит применению с 20 августа 2012 года, так как решения ВАС РФ по делам об оспаривании нормативных правовых актов вступают в законную силу немедленно после их принятия в полном объеме (ч. 5 ст. 195, ч. 2 ст. 180, ч. 2 ст. 176 Арбитражного процессуального кодекса РФ).
Вместе с тем по ряду причин на практике выполнить требования ВАС РФ затруднительно:
1) соответствующие изменения в декларацию по единому налогу при УСН до сих пор не внесены, официальные разъяснения по данному вопросу ее заполнения отсутствуют;
2) Книга учета доходов и расходов, утв. Приказом Минфина России N 135н от 22 октября 2012 г., итоговые данные которой переносятся в декларацию, заполняется в рублях (эта единица измерения указана на ее титульном листе) — хотя как следует из первого пункта нашего письма, этот вопрос также неоднозначен.
3) формат представления декларации по единому налогу при УСН в электронном виде не предусматривает возможности заполнить суммовые показатели в рублях с копейками (п. 2.2, таблица 4.9 раздела 4 Приказа ФНС России N ШТ-7-6/428 от 25 августа 2009 г.).
3. Платежное поручение на уплату единого налога при УСН, если существует неопределенность с тем, каким образом заполнять налоговую декларацию, данные которой служат основной для уплаты налога.
Ответ Минфина России
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросам применения упрощенной системы налогообложения и сообщает следующее.
1. Форма Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утверждена приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н (далее — форма Книги).
На титульном листе формы Книги предусмотрена единица измерения: руб., код по Общероссийскому классификатору единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97), утвержденному постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 366, 383.
По данному коду в вышеуказанном Общероссийском классификаторе предусмотрена экономическая единица измерения — рубль.
Исходя из этого, в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, все показатели следует указывать в полных рублях.
2. Пунктом 2.11 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, утвержденного приказом Минфина России от 22.06.2009 N 58н, было предусмотрено, что все значения стоимостных показателей указываются в полных рублях. Значения показателей менее 50 копеек отбрасываются, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.
Решением Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 20.08.2012 N 8116/12 пункт 2.11 вышеуказанного Порядка признан не соответствующим Налоговому кодексу Российской Федерации.
Исходя из этого, в налоговой декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, все значения стоимостных показателей следовало бы указывать в рублях с копейками (без округления).
Вместе с тем, учитывая, что все показатели в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, заполняются в полных рублях, возможно в налоговой декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, все значения стоимостных показателей также указывать в полных рублях.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин
Письмо Минфина Российской Федерации № 02-03-10/37209, Казначейства Российской Федерации № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013
Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в связи с поступающими обращениями организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства или финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) (далее — организации) о правомерности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские счета сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием банковских карт оплаты расходов, связанных с деятельностью организации, а также компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов, сообщают.Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П), установлен перечень операций, которые могут совершаться по банковским счетам юридических и физических лиц, открытым на основании договоров банковского счета, предусматривающих совершение операций с использованием банковских карт.
Согласно Положению N 266-П юридическое лицо через уполномоченных им физических лиц может осуществлять по банковскому счету юридического лица с использованием банковских карт операции, связанные с деятельностью юридического лица, в том числе оплату расходов по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, оплату командировочных расходов, а также компенсацию сотрудникам документально подтвержденных расходов.
При этом Правилами обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2010 N 199н (далее — Правила N 199н), установлен порядок выдачи сотрудникам организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, расчетных (дебетовых) карт (далее — карты организации) для оплаты расходов, связанных с деятельностью этих организаций, со счетов, открытых территориальным органам Федерального казначейства в кредитных организациях на балансовом счете N 40116 «Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям» (далее — счет N 40116). Положения Правил N 199н в соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации от 10.09.2012 N 02-03-10/3604 применяются также в отношении организаций, лицевые счета которым открыты в финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований).
Учитывая положения Правил N 199н и Положения 266-П, по мнению Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам в целях осуществления операций, связанных с оплатой расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг, командировочными расходами, а также компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, подлежат перечислению на счета N 40116 для осуществления указанных операций в соответствии с Правилами N 199н.
Вместе с тем, исходя из положений Правил N 199н, при осуществлении организациями оплаты денежных обязательств, связанных с командировочными расходами либо компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов с использованием карт организации, возникает необходимость в обеспечении указанными картами каждого сотрудника организации, направляемого в командировку, а для компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — в получении наличных денег с использованием карты организации с последующей выдачей наличных денег сотруднику из кассы организации.
При этом согласно Положению N 266-П физическое лицо вправе осуществлять по банковскому счету физического лица с использованием банковской карты (далее — карта физического лица) операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение.
Учитывая изложенное, в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.
При этом, учитывая положения статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, по мнению Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, должны быть предусмотрены положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.
Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство просят финансовые органы субъектов Российской Федерации довести настоящее письмо до финансовых органов муниципальных образований, входящих в состав субъектов Российской Федерации.
Заместитель министра финансов
Российской Федерации
А.М.ЛАВРОВРуководитель
Федерального казначейства
Р.Е.АРТЮХИН
Должна ли банковская карта быть зарплатной?
Крупные компании широко используют в своей работе корпоративные карты. Но для «вмененщиков» это может быть невыгодно. Во-первых, для оформления таких карт вам надо открыть специальный банковский счет, через который и будут осуществляться платежи. Во-вторых, каждая корпоративная карта является именной. То есть она открывается на имя конкретного сотрудника компании. И другой работник воспользоваться ею не вправе. А открывать корпоративную карту на каждого сотрудника для маленькой организации на ЕНВД может быть довольно накладно.
Поэтому вы вправе задействовать для перечисления средств на командировку или другие хозяйственные нужды банковские карты, которые уже имеются у ваших работников. Причем это необязательно должна быть карта, выданная работодателем в рамках «зарплатного проекта». Ведь любой работник теперь может самостоятельно выбрать банк, на счет в котором он хочет получать заработную плату (ст. 136 ТК РФ).
Примечание. Деньги с карты можно потратить наличными
Тот факт, что работник получил подотчетные суммы на банковскую карту, вовсе не обязывает его тратить эти деньги лишь безналичным путем. Подотчетное лицо имеет полное право снять деньги с карты, например, через банкомат и расплачиваться ими. Кроме того, остаток неиспользованных подотчетных сумм сотрудник может вернуть в кассу организации наличными.
Какие документы оформить, чтобы перечислять деньги под отчет на карту сотрудника?
Для того чтобы использовать новый порядок выдачи подотчетных сумм, закрепите этот факт в учетной политике по бухгалтерскому учету. Можете использовать формулировку, приведенную на с. 35.
<…>
- Расчеты с подотчетными лицами осуществляются как в наличном, так
и в безналичном порядке.
Выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы и
компенсация документально подтвержденных хозяйственных расходов
безналичным способом осуществляются с применением банковских карт
сотрудников организации.
<…>
Если в действующей учетной политике по бухгалтерскому учету такое положение не отражено, внесите соответствующие изменения приказом руководителя (п. 2 ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Перед тем как переводить подотчетные суммы на карту сотрудника, всегда прежде получайте от него письменное заявление. Составить его сотрудник может в произвольной форме. В заявлении должно быть указано, что деньги под отчет он просит перевести на его банковскую карту. Удостоверьтесь, что в заявлении указаны реквизиты самой карты.
Обратите внимание на обязательные правила, по которым оформляется любое заявление на выдачу подотчетных сумм. В нем должны быть указаны как сумма, так и срок, на который требуются деньги. Ведь именно по истечении этого срока в течение трех рабочих дней сотрудник обязан отчитаться (п. 6.2 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Причем срок необязательно указывает руководитель. Работник сам может указать период, на который ему нужны деньги. А руководителю достаточно лишь расписаться на уже составленном заявлении, содержащем эту информацию. Образец заявления представлен ниже.
Руководителю ООО «СервисПлюс»
Егорову А.В.
от Малютиной Г.Н.,
работающей в должности менеджера по продажам
Заявление
Прошу выдать мне под отчет денежные средства в сумме 15 000
(пятнадцать тысяч) руб. на командировочные расходы в срок до 31 января
2015 г.
Деньги прошу перечислить на мою банковскую карту по следующим
реквизитам:
Наименование банка Северо-Западный банк СБЕРБАНКА РОССИИ
г. Санкт-Петербург
Кор. сч. 30101810500000000653
БИК 044030653
ИНН 7707083893
ОКПО 09171401
ОКОНХ 96130
КПП 783502001
Р/с 40817810955006749750
Получатель Малютина Галина Николаевна
Менеджер по продажам Малютина Г.Н. Малютина
Руководитель Егоров А.В. Егоров
15 января 2015 г.
Когда будете оформлять платежное поручение на перевод денег, в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными. Иначе налоговики могут решить, что это заработная плата сотруднику. А с нее вы обязаны удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. А также начислить на эту сумму страховые взносы (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007). В то время как суммы, выдаваемые под отчет, зарплатными налогами не облагаются.
Работник в свою очередь должен отчитаться за деньги, полученные под отчет. Сделать это следует в том же порядке, как и при получении денег наличными через кассу. То есть подотчетный сотрудник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему документы, подтверждающие расходы. Заметим, что факт поступления средств на банковский счет работника подтвердит выписка по этому счету. Проконтролируйте, чтобы и этот документ ваш «подотчетник» приложил к своему авансовому отчету.
П.Игнатова