Как отмечает Екатерина Успенская, директор по работе с персоналом компании «Альфа Страхование», на позицию персонального ассистента крайне сложно найти подходящих кандидатов: «Чаще всего к положительным результатам приводит «штучный», ювелирный поиск». По мнению экспертов, главным критерием при выборе персонального ассистента становится психологический портрет кандидата.
Именно на психологические характеристики советует обращать внимание в первую очередь гендиректор Headhunter.ru Юрий Вировец. А по словам Леонида Викторова, генерального директора российского подразделения корпорации IFS, важны далеко не только пунктуальность и исполнительность: «Мне важно, чтобы мой персональный помощник обладал теми качествами, которых нет у меня».
«Работа гендиректора всегда связана с большими объемами информации самого разного характера, — говорит Вировец. — Поэтому персональный ассистент должен уметь быстро и четко реагировать на те информационные потоки, которые проходят через него». По словам Вировца, эту способность можно выявить уже на первом собеседовании. «Например, я спрашивал у кандидатов, могли ли они, учась в школе, делать уроки при включенном телевизоре, — рассказывает Вировец. — Или предлагал в течение десяти минут написать небольшое эссе, при этом отвлекая кандидатов разными вопросами, уходя и снова появляясь в кабинете». Такие несложные задания позволяли оценить способность кандидата сосредоточиться на нескольких делах одновременно.
Впрочем, как отмечает Андрей Успенский, генеральный директор управляющей компании «Пиоглобал Эссет Менеджмент» даже мобильность и стрессоустойчивость не могут быть основными критериями выбора. «С персональным помощником гендиректор общается чаще, чем с большинством сотрудников в компании. Поэтому важнее всего психологическая, эмоциональная совместимость, — подчеркивает Успенский. — Это неосязаемый фактор, который вряд ли можно оценить с помощью той или иной методики. Поэтому мне важен личный контакт с потенциальным кандидатом, чтобы я мог понять, «подходит» мне этот человек или нет». По мнению специалистов, генеральный директор никогда не сделает предложения о работе человеку, который аккуратен, пунктуален и организован, но не нравится ему лично. Екатерина Успенская отмечает, что персональный ассистент вынужден решать много деликатных вопросов, поэтому он должен быть крайне дипломатичен: «Персональный помощник не должен раздражать. Как партнер в танцевальных парах, он должен быть незаметен, но в то же время незаменим и высокопрофессионален».
Впрочем, чрезмерное доверие гендиректора к своему персональному ассистенту может стать причиной серьезных проблем. Юрий Вировец говорит, что со временем персональный помощник приобретает серьезное влияние на на своего руководителя и получает неформальную власть: «Обладая конфиденциальной информацией, ассистент может начать преследовать собственные интересы».
По словам Вировца, иногда приходится сталкиваться даже с финансовой нечистоплотностью. В силу своей занятости генеральный директор не может проследить, в какой компании и за сколько ассистент купил, например, авиабилет для своего руководителя. Для компании лишние $100 не станут проблемой, но отношения с персональным ассистентом, который положил их в карман, будут испорчены. Кроме того, постоянно общаясь с генеральным директором, персональный ассистент попадает под влияние неформальных групп в компании. Используя свою близость к гендиректору, персональный ассистент может даже неосознанно оказать давление на него с целью лоббирования интересов других сотрудников.
Соглашаясь с Вировцом, Андрей Успенский отмечает, что одним из возможных путей решения такой проблемы может стать ротация: «Персональных ассистентов лучше менять раз в два года. В дальнейшем сотрудник может или расти в компании в административном отделе, или уйти в другой бизнес, но работать персональным ассистентом ему будет гораздо сложнее».
Елена Рудавина, директор по персоналу издательства «Просвещение», отмечает, что часто причиной конфликтов между гендиректором и его ассистентом может стать излишняя амбициозность помощника: «Стремление ассистента к карьерному росту не всегда импонирует руководителю». Однако Ольга Исса, вице-президент, директор по PR УК «Пиоглобал Эссет Менеджмент», говорит, что именно такт и умение понять своего руководителя помогают персональному ассистенту сделать следующий шаг в карьере. «Я начинала свою карьеру как персональный ассистент одного из управляющих западной компании, — рассказывает Исса. — После трех лет работы я поняла, что должность меня не устраивает. Однако тонкое понимание психологии моего руководителя помогло мне избежать конфликта. С другой стороны, гендиректор знал о моих карьерных устремлениях и всячески поощрял мое дальнейшее обучение и карьерный рост и не пытался всеми силами удержать меня в компании».