Уже сейчас, весной, HR-специалисты начинают ломать голову над тем, как и где проводить летние корпоративы. Хорошо, если ваша компания может поручить все заботы по организации праздника профессионалам еvent-агентства. Но что делать, если подготовку мероприятия целиком и полностью взвалили на плечи HR-отдела? Где взять хороший сценарий и как уложиться в выделенный бюджет?
Описание ситуации. HR-отделу поручено разработать и провести летнее выездное мероприятие своими силами, т.к. в данный период компания не может финансировать услуги провайдера. У менеджеров по персоналу нет опыта самостоятельной организации корпоративных мероприятий, а в специализированной литературе тема корпоративных праздников рассматривается поверхностно. В штате компании 137 сотрудников. О выезде в пансионат на пару дней речь не ведётся, и убедить руководство потратить средства на привлечение event-агентства не удалось.
Задача. Организовать летнее выездное корпоративное мероприятие для коллектива в 137 человек без привлечения организации-подрядчика.
Дмитрий Калантаров, генеральный директор Рекламной компании, член совета Национальной ассоциации организаторов мероприятий:
— От привлечения профессионалов руководители могут отказываться по разным причинам: из-за нехватки финансов или просто потому, что не понимают механизма подготовки мероприятий и думают, что это очень просто. На самом деле организация выездного корпоратива — трудоёмкий процесс, требующий серьёзного подхода.
Дать конкретные советы сложно — при организации качественного корпоративного мероприятия имеют значение очень многие моменты. Необходимо знать:
• чем занимается компания
• существуют ли корпоративные традиции или они только формируются
• какова цель мероприятия
• есть ли какие-то специфические особенности в работе с персоналом и т.д.
Можно предложить некоторую усреднённую идею малобюджетного летнего корпоратива, на которую можно опираться в дальнейшем. Она не потребует серьёзных финансовых затрат, и её можно легко развить и адаптировать для нужд конкретной компании.
Идея
Объявите в компании «День грибника» — особенно это актуально для мероприятий, которые проводятся во второй половине лета, когда грибов уже много. Придумать, зачем собирать грибы, — задача «рабочей группы», которая будет трудиться над организацией корпоратива. Напишите общую легенду мероприятия и свяжите поставленные перед участниками задачи с задачами вашей компании.
Подготовка
Создайте активную группу организаторов мероприятия, куда должны входить:
• руководитель игры
• ведущий (им может быть и руководитель игры)
• инструкторы (весёлый инструктаж перед стартом на всевозможные относящиеся к мероприятию темы никому не повредит)
• кураторы — самая многочисленная команда: они знают маршрут, следят за ходом игры, сопровождают свои группы. Они же, при дефиците людей в команде организаторов, могут проводить инструктаж перед игрой.
Разделите коллектив на группы:
• «Добытчики» — боевые отряды тех, кто будет добывать ресурсы. Их может быть несколько, каждая со своим лидером и девизом.
• «Хранители» — занимаются обустройством площадки, организовывают питание и т.д.
• «Эксперты» или «Старейшины» — те, кто будет оценивать результаты и проводить награждение победителей (эта группа может быть определена заранее, а может быть выбрана перед началом мероприятия). Кстати, необходимо придумать систему оценок, которой они должны руководствоваться при подведении итогов игры.
Задачи
Для каждой группы участников нужно расписать их цели и задачи на мероприятие. Например, «Добытчики» должны пройти маршрут за установленное время и добыть максимальное количество ресурсов. «Хранители» должны обустроить площадку, приготовить еду для пикника, подготовиться к церемонии награждения победителей. Кураторы занимаются отслеживанием командных действий «добытчиков» и «хранителей» (в том случае, если службе персонала необходима диагностика по персоналиям), корректируют действия участников.
Инструкторы проводят инструктаж перед игрой. В забавной форме можно преподнести и действительно серьёзные вещи, о которых обязательно стоит предупредить участников: правила безопасности в лесу, порядок употребления спиртных напитков, характеристики ядовитых грибов (вряд ли коллективу пойдёт на пользу праздничный ужин из бледных поганок). Подобный инструктаж можно провести с разыгрыванием различных ролей (придумайте персонажей-лекторов, либо позвольте это сделать самим исполнителям, вполне возможно, что для всех станут приятным сюрпризом созданные ими яркие образы).
Инвентарь
Карты местности, компасы или GPRS-навигаторы, средства защиты (от москитов и комаров), наглядные материалы для инструктажа, тара для сбора ресурсов (грибов) и приготовления еды, реквизит для оформления площадки, одноразовая посуда, мешки для мусора.