Как “вмененщику” оформлять первичные документы

 

Беседуем с Ульяной Семеновой, советником государственной гражданской службы 3-го класса.

 

– Ульяна Васильевна, для того чтобы отражать доходы и расходы, все организации и индивидуальные предприниматели должны иметь оправдательные первичные документы. А распространяется ли данное требование на “вмененщиков”? Ведь они налоговый учет доходов и расходов не ведут, для расчета ЕНВД “первичка” им не нужна…

– Безусловно, первичные документы необходимы и плательщикам ЕНВД. И это заблуждение думать, что при расчете налогов они не участвуют. Например, чтобы определить и обосновать размер вычета по ЕНВД, потребуются документы. Также порядок ведения кассовых операций должны соблюдать все организации и индивидуальные предприниматели независимо от того, какую систему налогообложения они применяют. А для этого также требуется оформлять определенные документы. Кроме того, бумаги потребуются, чтобы учитывать затраты и доходы, если система в виде ЕНВД совмещается с общим режимом или “упрощенкой”. Не говоря уже о том, что всегда первичные документы нужно выдавать контрагентам, поставщикам и покупателям.

– А если “вмененщик” не оформляет первичные документы, чем это ему грозит?

– Во-первых, если не будет первичных документов, налоговики могут привлечь к ответственности за грубое нарушение правил учета и наложить штраф в размере 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ). А за отсутствие кадровых документов трудовые инспекторы могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Во-вторых, если в ходе проверки инспекция затребует у “вмененщика” какую-либо обязательную “первичку”, а ее не будет, размер штрафа составит 200 руб. за каждый непредставленный документ. В-третьих, налоговики могут признать необоснованными расходы, если совмещается ЕНВД с УСН или общим режимом.

 

Как разработать первичные документы?

 

– Давайте теперь поговорим о формах первичных документов. Скажите, нужно ли “вмененщикам” разрабатывать их самостоятельно?

– Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 402-ФЗ) отменил обязанность использовать именно унифицированные формы документов. Но в то же время он не содержит запрета на применение именно этих форм. Поэтому “вмененщики” вправе самостоятельно решить, какие формы “первички” они будут использовать в своей работе – унифицированные или самостоятельно разработанные. Только свое решение им обязательно следует отразить в учетной политике.

– На ваш взгляд, какие формы удобнее?

– Я считаю, что безопаснее всего пользоваться унифицированными документами. А свои бланки разработать лишь по тем операциям, для которых нет готовой “первички”. Поскольку разработка собственных форм первичных документов требует определенных знаний и опыта, а также денег на перенастройку компьютерных программ. Кроме того, свободная форма не предполагает, что можно оформлять документы как вздумается. Каждый неунифицированный документ должен содержать обязательный минимум реквизитов.

– Каких именно?

– Перечень обязательных реквизитов приведен в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это наименование и дата составления документа, наименование фирмы или предпринимателя, составившего документ, описание операции, величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Кроме того, каждый документ должен содержать подписи лиц (с указанием их фамилий и инициалов, должностей), совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления.

– Вы ничего не сказали про печать на документах.

– Да, не сказала. Поскольку печать на первичных документах не является обязательным реквизитом. Но если ее поставить, то это не будет ошибкой. Наоборот, документ, заверенный печатью, вызовет больше доверия у поставщиков, покупателей и контрагентов.

– А можно ли доработать унифицированные формы под себя? Например, сократить громоздкую и неудобную форму, оставив обязательные реквизиты.

– Да, можно. Исключение – унифицированные документы, которые являются обязательными к применению.

 

Какие унифицированные формы применять необходимо?

 

– О каких унифицированных документах идет речь?

– В настоящее время обязательными к применению являются кассовые и банковские документы. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежная и платежные ведомости, платежные поручения, аккредитивы, инкассовые поручения и т.д. Это следует из Положения о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 N 373-П и Положения о правилах осуществления перевода денежных средств от 19.06.2012 N 383-П. Также составлять исключительно по унифицированной форме следует транспортную накладную, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

– А еще есть документы, которые необходимо составлять по унифицированным формам?

– Нет, остальные унифицированные формы документов являются рекомендованными чиновниками к применению, но не обязательными. Но я считаю, что нелишним, например, будет составлять по унифицированным формам и кадровые документы. Дело в том, что, во-первых, эти документы утверждены Госкомстатом в целях реализации требований Трудового кодекса РФ и уже содержат все необходимые обязательные реквизиты. А во-вторых, самим работодателям удобнее составлять кадровые документы по давно знакомым формам.

– Ульяна Васильевна, все унифицированные формы разработаны для организаций. Как такие формы оформлять предпринимателям? Например, что указывать в полях “руководитель”, “бухгалтер” и т.п.?

– Унифицированные формы предпринимателям следует заполнять в том порядке, который установлен для организаций. При этом предпринимателю в “первичке” нужно указывать реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП, ИНН. В поле “подпись руководителя организации” коммерсанту следует ставить свою личную подпись с расшифровкой. А вот поле “главный бухгалтер” заполнять не нужно.

 

Можно ли “первичку” составлять в электронном виде?

 

– Расскажите, обязательно ли первичные документы оформлять на бумаге? Или можно составлять “первичку” в электронном виде?

– Закон N 402-ФЗ допускает составление первичных документов не только на бумажном носителе, но и в электронной форме.

– Значит, у “вмененщиков” есть выбор?

– Да. Главное, отразить соответствующее решение в учетной политике.

– На сегодняшний день существует несколько видов электронной подписи. Какую следует использовать при подписании электронной “первички”?

– Чтобы электронный документ был равнозначен бумажному, он должен не только содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, но и быть подписан квалифицированной электронной подписью (Письма Минфина России от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24 и от 12.04.2013 N 03-03-07/12250).

 

Как утвердить используемые формы первичных документов?

 

– Ульяна Васильевна, вы сказали, что в учетной политике “вмененщики” должны прописать, по какой форме – унифицированной или разработанной самостоятельно – и в каком виде – на бумаге или в электронном виде – они будут составлять первичные документы. А нужно ли сами формы документов прикладывать?

– Да, во избежание разногласий с контролирующими органами образцы бланков нужны прежде всего те, которые “вмененщики” разработали самостоятельно. Но вот оформлять их в качестве приложения к учетной политике вовсе не обязательно. Их можно утвердить отдельным приказом руководителя. А в учетной политике сделать ссылку на этот приказ.

– Если “вмененщик” решил использовать в работе унифицированные формы документов, нужно ли их распечатывать в качестве приложения?

– Нет, не нужно. В учетной политике достаточно будет перечислить реквизиты приказов, которые содержат образцы унифицированных форм документов. Например, формулировка в учетной политике может быть такая: “Для учета торговых операций применяются унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132“.

 

Разрешено ли вносить в первичные документы исправления?

 

– Рассмотрим такую ситуацию. “Вмененщик” из-за невнимательности допустил ошибку в первичных документах, можно ее исправить?

– Да, можно. Но только если речь не идет об ошибках в кассовых и банковских документах. В них правки вносить нельзя (Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П и от 19.06.2012 N 383-П).

– Ульяна Васильевна, расскажите, пожалуйста, как правильно исправить ошибку.

– Чтобы исправить ошибку в первичном документе, неверные текст или сумму нужно зачеркнуть, а рядом написать правильные. Причем зачеркивать нужно все слово или сумму, даже если ошибка была допущена в одной букве или цифре. После чего в соответствующей строке следует сделать оговорку “Исправлено”, поставить дату корректировки и подписи лиц, заверивших первоначальный документ. При этом необходимо указать их фамилии и инициалы либо иные реквизиты, позволяющие идентифицировать этих лиц (п. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Использовать корректирующую жидкость и делать подчистки при исправлении ошибок в первичных документах действующее законодательство не разрешает.

– Спасибо за подробные разъяснения и ответы для наших читателей!

 

Беседовала

К.Николаева

Share with:

FacebookTwitterGoogleVkontakteTumblrStumbleUponLinkedInRedditPinterestDiggDeliciousOdnoklassniki


Добавить комментарий

Навигация по записям