Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа.
Плохой секретарь уменьшает ее наполовину.
Т. Конеллан
Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.
«Приглашается молодая девушка европейской внешности, от 19 до 25 лет, в/о — желательно, знание ПК, грамотность, исполнительность, аккуратность». Так или примерно так выглядит стандартное объявление работодателя, ищущего секретаря. Казалось бы, все необходимые требования учтены, а значит, вскоре в офис компании толпами повалят образованные, красивые и грамотные девушки, мечтающие верой и правдой служить своему боссу. Но в жизни все не так просто.
Секретарь (вернее, секретарша), безусловно, является лицом фирмы. Никто не спорит с тем, что женщина, занимающая эту должность, должна быть, по крайней мере, симпатичной, а лучше — обладать внешностью фотомодели. Беда в том, что руководители, большинство из которых — мужчины, часто подбирают себе помощниц именно по «половому» признаку, оценивая в первую очередь длину ног и чистоту глаз потенциальных претенденток. Проблемы начинаются после, когда наступают трудовые будни.
Для того чтобы понять, чего следует опасаться, нанимая на должность секретаря очередную миловидную девушку, руководителю следует знать, с какими типажами он рискует столкнуться и чем опасен каждый из них.
«Секретарша-Дурочка»
Вы легко узнаете ее по широко распахнутым глазам и наивному взгляду. Она чрезвычайно мила и женственна, ее наивность и искренность подкупают, а та непосредственность, с которой она на первом же собеседовании сообщила вам, что «если она не получит эту работу, то непременно впадет в депрессию», просто обезоруживает. После десяти минут беседы с ней у вас возникнет непреодолимое желание чем-нибудь ей помочь, утешить и обогреть этого милого ребенка. Конечно же, вопрос о найме на работу будет решен немедленно. Что же произойдет дальше? Независимо от того, какими профессиональными качествами обладает «дурочка» (она может иметь высшее филологическое образование и знать пять иностранных языков), будьте готовы к тому, что если не всю, то большую часть ее работы будете делать вы сами, другие сотрудники или работа просто останется невыполненной. В то время как вы будете в поте лица готовиться к собранию акционеров и судорожно допечатывать отчет, ваша секретарша будет сидеть в соседнем отделе и рассказывать очередной жертве о тяготах своей жизни. Не сомневайтесь — она подружится не только со всей мужской частью коллектива, но и с женской. Для слабой половины человечества у нее запасены свои «приемы»: она как никто другой сумеет поддержать их разговор о том, что «все мужики — сволочи» и что «в этом безумном мире все ложится на плечи бедных женщин». И даже если на ее собственных плечах будет лежать груз весом с перышко, она сумеет сделать так, что этого никто не заметит. И попробуйте потом ее уволить! Прослывете страшным эгоистом и бессердечным тираном.
«Секретарша-Вторая мама»
Вас наверняка впечатлят ее основательность, просвещенность и готовность с легкостью решить любую организационную проблему. С первых же дней работы «вторая мама» возьмет на себя функции вашей кормилицы, костюмера и опекунши. Пройдет совсем немного времени, и вы привыкнете, что любые вопросы — от выбора подходящего галстука к вашей новой сорочке до подготовки детального меню к праздничному банкету — решаются сами собой. И, конечно же, в этом заслуга «второй мамы».
Казалось бы, лучшей секретарши и желать нельзя. Но подвох в том, что, когда «вторая мама» упрочит свои позиции и станет для вас «жизненно необходимым элементом», она начнет диктовать свои условия. Не подумайте ничего дурного: она не попросит о повышении или прибавке к жалованию (хотя, скорее всего, последнее вы будете регулярно делать сами, компенсируя ее заботу и внимание к вам). Ее вполне устраивает нынешняя роль, но, как и любая «мама», она подсознательно хочет видеть в вас свою собственность, контролировать каждый ваш шаг, давать советы по любым вопросам вплоть до того, с какими женщинами вам стоит встречаться. Очень скоро вы почувствуете, что, хотя и давно живете самостоятельной жизнью, снова очутились в роли маменькиного сыночка.
Если при очередном замечании «второй мамы», что «та девушка, которую вы вчера подвозили до дома, выглядит как дешевая актриска», вы попробуете взбунтоваться, вас неминуемо постигнет наказание. Когда в очередной раз, следуя привычному укладу, вы попросите секретаршу подобрать костюм для завтрашнего банкета, вы рискуете услышать: «Это не входит в мои профессиональные обязанности».
«Секретарша-Охотница»
С первой же секунды ее появления в вашем кабинете вы не могли отвести от нее глаз. Казалось, она только что сошла с обложки модного журнала. Даже если от природы «охотница» и не наделена формами Афродиты, умело подобранные костюм, косметика и прическа сделают все, чтобы ни один мужчина не смог противиться ее чарам. Безусловно, с точки зрения презентабельности и эстетической стороны дела, ваша фирма всегда будет «на уровне». Клиенты и партнеры останутся довольны тем, что на reception их встречает столь привлекательная молодая особа с завораживающим игривым взглядом. Будете довольны и вы — ведь ваша секретарша воплощает в себе все качества идеальной женщины: следит за собой, всегда хорошо выглядит, подтянута и бодра. Кажется, что у нее никогда не бывает никаких проблем, зато она в любое время готова выслушать ваши жалобы на пробки на дорогах, плохую погоду и головную боль. «Охотница» никогда не позволит себе перечить начальнику, она будет исполнительна и послушна, как ребенок.
Однако только очень наивный мужчина может поверить в то, что секретарша ведет себя столь «идеальным» образом «не корысти ради», а исключительно «пользы для». Чаще всего «охотницы» — женщины с большими амбициями, но их честолюбивые планы распространяются вовсе не на карьеру: истинное свое предназначение они видят в том, чтобы стать спутницей состоявшегося, богатого мужчины. Ради достижения этой цели они готовы на все, в том числе и на длительные театрализованные представления. Если изменения в семейном положении не входят в ваши планы, лучше возьмите себе в секретарши замужнюю женщину.
«Секретарша-Амазонка»
Эта девушка покорит вас своим незаурядным умом, широтой взглядов и четкостью речи. У нее есть собственное мнение по любому вопросу, она готова аргументированно отстаивать свою точку зрения, с ней можно общаться абсолютно на равных. Если вы ищете партнера для дискуссий, то такая особа идеально вам подходит. Но в качестве секретарши она может оказаться очень опасной. «Амазонка» достаточно умна, чтобы на первых порах не демонстрировать, какие цели она преследует и как она на самом деле относится к «этим животным-мужчинам». Она будет прилежна, сдержанна и аккуратна. Постепенно, когда ей удастся усыпить ваше внимание, когда вы привыкнете доверять ее оценкам и прислушиваться к ее советам, она обнаружит свою истинную сущность. Работа секретарем для нее — только первая ступенька на пути к высоким должностям и великим делам. «Амазонка» спит и видит себя в роли лидера, руководителя, так как считает, что она более достойна этого, поскольку добилась всего своими силами — в отличие от мужчин, которым общество все преподносит «на тарелочке» с самого рождения. Не исключено, что ей удастся настроить против вас большинство женщин, работающих под вашим началом.
И даже если ей не под силу серьезно подпортить вам репутацию, то на долгое и продуктивное сотрудничество с такой секретаршей рассчитывать не стоит. Если вскоре ей не представится случай подняться на ступеньку выше в вашей компании, она, не задумываясь, подыщет себе другую «жертву».
Даже этого краткого перечня опасных типажей достаточно, чтобы оценить, сколько подводных камней ожидает руководителя в таком, казалось бы, простом деле, как выбор секретаря. Избежать возможных ошибок и при этом существенно сэкономить время помогут несколько несложных рекомендаций.
Доверьте первую часть беседы с соискательницей вашему менеджеру по подбору персонала. Лучше, если это будет женщина: ей легче «раскусить» истинные намерения потенциальной секретарши. В результате у вас будет, по крайней мере, две точки зрения на одного человека. То, что можете пропустить вы, заметит ваш менеджер.
Вопросы, которые вы собираетесь задать претендентке в ходе интервью, должны быть нестандартными. Вряд ли вам удастся поймать девушку на обычных вопросах. Скорее всего, у нее уже запасены готовые красивые ответы: об искусстве прохождения собеседования сейчас говорят и пишут повсюду. Поинтересуйтесь, каким цветам она отдает предпочтение, как она относится к животным, нравятся ли ей фильмы Рязанова. Это позволит вам узнать, насколько умна и находчива ваша потенциальная секретарша. Кроме того, некоторые мелкие подробности порой характеризуют человека лучше, чем наличие у него высшего образования, рекомендательных писем и т.д.
Попробуйте подобрать секретаря через кадровое агентство или школу секретарей. Этот способ, пожалуй, самый надежный и разумный. Серьезные агентства способны выполнить заказ очень быстро и качественно: их базы данных намного больше и лучше той, которую вы сможете составить самостоятельно, потратив при этом массу усилий на обработку присланных в офис резюме. В кадровом агентстве потенциальный кандидат непременно встречается с психологом, который в ходе непринужденной беседы выясняет истинные намерения соискателя. Девушки, которых направят к вам менеджеры кадрового агентства, наверняка уже будут обладать определенным набором профессиональных и личных качеств, необходимых для работы в должности секретаря. К тому же «начальные» требования к соискательницам могут быть какими угодно, вплоть до самых экзотических. Например, ваша фирма занимается продажей туров в страны Африки. Вы уверены в том, что, если вашей секретаршей будет очаровательная мулатка, от желающих купить путевку просто не будет отбоя? Подобрать опытную, образованную, грамотную и порядочную секретаршу со столь экзотичной внешностью самостоятельно — задача не одной недели. Гораздо легче решить ее, обратившись за помощью в кадровое агентство. К подобному требованию там отнесутся просто как к одному из дополнительных условий: у опытных менеджеров решение этой задачи особых затруднений не вызовет.
Секретаря можно подобрать и в одной из специальных школ, предлагающих кратко- и среднесрочные курсы. Правда, их выпускницы — в основном молодые девушки с небольшим опытом работы. Прежде чем приступить к выбору подходящей кандидатуры, поинтересуйтесь, каковы сроки и программа обучения в разных школах. Некоторые из них делают ставку на изучение иностранных языков, другие — на компьютерную грамотность, а третьи больше всего внимания уделяют обучению будущих секретарей хорошим манерам.