Зачем сидеть на рабочем месте до упора только потому, что так положено по расписанию? Куда более прогрессивной представляется иная форма организации труда — та, которая сообразуется со знакомым всем принципом, обнаруженным еще в доисторические времена: «Кончил дело гуляй смело!». Мы в редакции лично убеждены, что за ней будущее. А посему считаем своим долгом познакомить тебя с 30 способами повысить производительность своего труда и сократить таким образом рабочий день. Авось пригодится.
Для начала определи, насколько тебе нравится твоя работа.
Если кондитера тошнит при виде праздничного торта со взбитыми сливками, если механик не любит возиться в машинном масле, а страховой агент терпеть не может общения с незнакомыми людьми, их положению не позавидуешь. Делать надо только то, что тебе нравится. Или хотя бы имеет шанс понравиться когда-нибудь в светлом будущем. Это основной залог успешной карьеры. Увольняйся, находи подходящее рабочее место и начинай трудиться. Хотя бы учеником.
Предварительная подготовка.
Вся дополнительная подготовка занимает не более 10 минут в день, однако при регулярном исполнении она может привести к значительной экономии рабочего времени до двух часов в день. С самого утра перед началом работы или вечером перед самым уходом ты садишься и записываешь в ежедневник все вопросы, которые должен будешь решить в течение предстоящего рабочего дня. Затем делаешь примерный расчет времени, оставляя некоторый резерв, и весь день пытаешься выполнить этот план, ведя контроль времени и определяя степень решенности каждого дела. То, что не удалось сделать, переносится на следующий день и идет в плане под первыми номерами.
Установление целесообразности и приоритетов.
Прежде чем приступить к исполнению всякого нового задания или вида деятельности, мысленно спроси себя, что произойдет, если тебе, упаси Господи, не удастся его выполнить? Ровным счетом ничего?! Тогда тотчас же забудь о нем.
Дела: категории важности.
Распредели все, что тебе предстоит сделать, на 3-4 категории дел в соответствии с их важностью и срочностью. К категории «А» следует отнести важные дела, нуждающиеся в принятии безотлагательных мер. К категории «Б» отнеси дела важные, но не требующие никаких срочных решений. К категории «В» обычно относят текущие дела, которые в особо долгий ящик откладывать не стоит при том, что никакой особенной важностью они не обладают (таковы регистрация и сортировка документов, подшивка дел и пр.). Категория «Г» всякая мелочевка, не имеющая ни важности, ни срочности, но тем не менее доставляющая тебе своеобразное удовольствие. Дела категории «В» целесообразно по возможности поручать секретариату или помощникам. Все остальное делаешь сам, подчиняясь железному правилу: делам категории «А» уделяются 3 часа рабочего времени; делам категории «Б» 1 час; делам категории «Г» не более 45 минут.
Грамотный хронометраж.
Заранее планируй не более 60% своего рабочего времени. 40% оставляй в качестве резерва на всякий пожарный случай, так как всего никто и никогда не может предусмотреть. Итого: при 8-часовом рабочем дне надо иметь плановые задания не более чем на 5 часов работы.
Перекинься парой слов. Но не более.
Те короткие фразы, которыми люди, внезапно столкнувшись со знакомыми или с коллегами, считают своим долгом непременно обменяться, по наблюдениям специалистов оказались, как ни странно, одним из главных источников утечки рабочего времени. Беседы эти происходят повсеместно, а темы энциклопедически необозримы. Поддерживай подобные внеплановые разговоры не более 2 минут и четко следи за тем, чтобы не выбиваться из графика.
Гибкий график.
Начальство упрямо настаивает на том, чтобы иметь счастье лицезреть тебя ровно девять часов ежедневно? Предложи компромисс: быть может, тебе разрешат пораньше приходить и уходить с работы? Или же согласятся на час сократить твой рабочий день за счет отказа от обеденного перерыва. Термос в твоей сумке может производить на окружающих несколько странное впечатление. Тебя могут заподозрить в крохоборстве. Или в том, что ты подражаешь мистеру Бину. Или в том, что не чай вовсе у тебя в том термосе Если мнение окружающих тебя так сильно волнует, можешь объяснить, что у тебя подозрение на гастрит и что ты вынужден подчиниться предписаниям врача. Хотя со временем коллеги и без того привыкнут к твоему термосу, а кое-кто, быть может, тоже начнет пользоваться этим рабочим инструментом. А в том, что это именно инструмент, нет никаких сомнений. Во-первых, если ты любишь кофе или чай, термос освобождает тебя от нескольких походов в буфет ежедневно. А во-вторых, в нем вполне можно носить куриный или мясной бульон. В этом случае, прихватив заодно из дому несколько бутербродов, ты обойдешься без обеда в вашей столовой, сэкономив время. И, не исключено, сохранив здоровье.
Бери быка за рога.
Людям свойственно раскачиваться, собираясь с духом, перед всяким трудным или скучным делом. С этим атавизмом, доставшимся от школьного детства, необходимо покончить раз и навсегда. Если ты уверен, что тебе никак не отвертеться от предстоящего задания, берись за него сразу, не раздумывая. Чем быстрее начнешь, тем раньше все кончится. Воспитывая в себе подобную твердость духа, ты и не заметишь, как начнешь освобождаться от длинного шлейфа различных «хвостов».
Ноутбук.
Если тебе приходится много работать на ПК, обязательно приобрети себе или возьми напрокат ноутбук. Благодаря ему кое-что ты сможешь делать не вылезая из собственной постели или посиживая на даче под сенью развесистой клюквы.
Передоверяй профессионалам.
Великий предприниматель Джон Д. Рокфеллер говорил: «Я всегда работаю по принципу: никогда не делай того, что другие могут сделать лучше или, по крайней мере, не хуже тебя». Стоит ли самому рихтовать свой автомобиль?
Порядок превыше всего.
Придумал ли ты, наконец, собственную систему для хранения архива, которая тебе кажется удобной и которую ты готов неукоснительно соблюдать?
Не стоит труда? Чепуха!
Научные исследования установили, что на поиск документов и сортировку бумаг расходуется около 25% рабочего времени среднего человека. При 8-часовом режиме работы это те самые 2 часа, которые ты вполне бы мог сэкономить и провести куда более приятным образом.
Диктофон.
Это одно из самых полезных, но пока еще малооцененное изобретение человеческого гения. Возьми за правило никогда не расставаться с этим записывающим устройством даже более удобным в определенных отношениях, чем дорогая электронная записная книжка. Запись с голоса предпочтительнее, так как ты можешь делать ее, например, продолжая одеваться или вести машину. Причем эта запись занимает гораздо меньше времени, чем любой другой вид фиксации слов. Он освободит твои карманы от кучи бумажек с номерами телефонов и какими-то наспех набросанными ребусами, разгадать которые удается далеко не всегда.
Мусорная корзина как орудие труда.
Люди обычно недооценивают мусорную корзину в качестве рабочего инструмента. Между тем без нее современный человек вскоре вообще не смог бы работать, так как письменные столы имеют необоримое свойство стремительно захламляться. Без всякой жалости выбрасывай все лишнее и ненужное: попытка разложить и рассортировать всю эту дребедень из разряда «авось пригодится» отнимет у тебя массу драгоценного времени. Почти железно ничего не дав взамен.
Работа с почтой.
Научись просматривать все, что приносят тебе почтальоны, и то, что приходит по электронной почте, с первого раза. Далее без лишних угрызений совести бросай большую часть всего этого эпистолярного творчества в корзину, потому что это мусор. Даже в том случае, если ты не совсем уверен в бесполезности той или иной бумаги, не произойдет ничего страшного. (Дело действительно сколь-либо стоящее никогда не обходится одним-единственным письмом. Корреспондент как минимум еще раз тебе напишет). Все, что ты посчитал важным, следует быстро обработать: ответить самому, дать задание или же направить в соответствующие инстанции. Не накапливай кипы неотработанных писем.
Телефон: правило N 1.
Ты не застал абонента и вынужден говорить с его секретаршей, с родными или с автоответчиком? Оставь свой номер и сообщи время, когда тебе можно перезвонить. Ты из той породы любопытных, которые кидаются к телефону на каждый звонок? Не слишком остроумно. Уведомление о том, что на твоем дачном участке забил нефтяной фонтан, а написанный тобой сценарий купил Стивен Спилберг, тебе пришлют в письменном виде. А беспрестанные телефонные звонки способны парализовать самую совершенную организацию труда. Тебе следует раз и навсегда усвоить, что все важные звонки в любом случае до тебя дойдут. Кому надо, тот непременно дозвонится. Для постоянных клиентов и доверенных лиц можно выделить специальное время, определенный час «икс», в течение которого ты отвечаешь сам на все звонки. Но и этот час расходуй экономно. После традиционных приветствий и обмена любезностями сразу интересуйся, в чем дело. Выяснив суть вопроса, решай его незамедлительно или договорись о том, что перезвонишь сам. Это позволит резко сократить время: во-первых, как позвонивший ты занимаешь активную позицию, лично ведешь тему и определяешь срок беседы, а во-вторых, у тебя имелась возможность подготовиться к разговору, просмотрев необходимые документы и собрав нужную информацию.
Телефон: правило N 2.
Старайся сам не звонить нужным тебе людям в телефонный час пик (с 9 до 12 и с 17 до 19 часов). Всегда тщательно обдумывай и готовь предстоящий разговор, чтобы не заставлять собеседника нервно дышать в трубку, пока ты будешь рыться в своих бумагах.
Телефон: правило N 3.
Любителей бесцельной трепотни следует вежливо, но непреклонно осаживать. Можно извиниться, сославшись на сезонную запарку в связи с отсутствием отдыхающих сотрудников. Можно сослаться на звонок по параллельному телефону. Или объяснить, что ты уже опаздываешь на совещание (конференцию, собрание и т. д.). Можно, в конце концов, заорать не своим голосом про пожар Гори все синим пламенем, но любителям поиграть на твоих нервах ни в коем случае потакать нельзя. Поэтому и появилось
Телефон: правило N 4.
Обязательно заведи себе «черный список» номеров и абонентов, соединять с которыми тебя не должны ни при какой погоде. Этот список может иметь вид простого листка бумаги, лежащего у твоего телефонного аппарата или на столе у секретарши. Он может быть внесен в специальное электронное устройство, обеспечивающее блокировку вредоносного номера, если таковое у тебя имеется. Но сам список должен существовать. В любом обличье. Заведя его, через несколько месяцев ты сможешь оценить его эффективность, заметив, насколько уменьшилось количество желающих докапываться до тебя по пустякам.
Факс: правило N 1.
Пользуйся факсом как можно чаще. Все, что можно посылать по факсу (предложения, запросы, заявки и т. д.), непременно отправляй. Это избавит тебя от великого множества лишних телефонных звонков.
Факс: правило N 2.
После отправки факсов раскладывай документы по их содержанию. Одна из папок должна иметь маркировку «На получение ответа». Если через несколько дней или через неделю ответ так и не пришел, вновь отправь факс, написав на документе «Вторично», и проставь дату. В особых случаях можешь отправить и третий запрос, прежде чем взяться за телефонную трубку. Просматривай папку с факсами, требующими ответа, 2 раза в неделю.
Научись говорить «нет».
Неумение отказать кому бы то ни было самая страшная угроза твоему рабочему времени. Научись вежливо, но твердо отшивать всех любителей проехаться за чужой счет. В том числе и твое руководство. Причем, чем быстрее и решительнее ты изменишься в данном отношении, тем меньше окружающие будут удивляться твоей новой манере поведения. Они просто догадаются, что ты потерял желание пахать за других и научился защищать собственные интересы.
Отказ от лишних соломинок на горбу.
а) Раз и навсегда освободись от ложного убеждения, что умение говорить «нет» подрывает командный дух в коллективе и что шеф с этим не станет мириться. Это не совсем так. Конфликтность, противоборство интересов свойства самой жизни, и любой неглупый администратор прекрасно понимает, что одной из его основных обязанностей является как раз умение держать это противоборство под контролем. Конечно, он может слегка удивиться, поскольку уже привык к твоей безотказности. Но не надейся поразить его до глубины души у него и без размышлений о твоих нравственных метаморфозах проблем хватает.
б) Мысленно представь все возможные последствия твоего «бунта». Что может произойти при самом плохом раскладе? Тебя уволят? Допустим. Но сие значит, что ты и до этого был первым кандидатом на выброс за борт. И чем быстрее это выясняется, пока ты еще молод и полон сил, тем меньше шансов у тебя что-то потерять, меняя место работы. Но обычно, как показывает практика, ничего страшного в таких случаях не происходит. Окружающие принимают перемену как должное, особенно если ты все будешь делать тактично, без ненужного вызова. Скажем, ты хочешь отказаться от новых обязанностей, которые шеф собирался на тебя взвалить. Обдумай свои аргументы, спокойно и взвешенно объясни ему свою точку зрения и предложи вместе поискать какое-нибудь другое решение возникшей проблемы.
в) И запомни: если тебя любили только за твою беспозвоночность значит, тебя вообще не любили. Наличие у тебя чувства внутреннего самоуважения не повредит репутации в глазах коллег. Как раз наоборот.
Самоволка.
Никогда не стоит мириться с приступами дурного настроения. Обязательно нужно доискаться до причин такого мрачного мироощущения и попытаться эти причины устранить. Но иногда плохое настроение вызывается исключительно общей усталостью. За 3-4 дня отдыха ты легко мог бы привести себя в полный порядок, но на работе завал и тебя не отпускают. У людей предусмотрительных именно на этот случай имеются знакомые врачи, которые могут выдать больничный лист с банальным диагнозом «ОРЗ», так как наша рабоче-крестьянская медицина пока еще никак не хочет признать барских заболеваний типа депрессии достойным поводом для бюллетеня. Если больничный взять в среду, то у тебя в запасе будет 5 дней, за которые ты вполне можешь суметь восстановиться.
По материалам сайта eStart.