Самое важное в этой статье:
— В какой срок «вмененщик» должен отчитаться о среднесписочной численности работников.
— Обязан ли предприниматель сдавать отчет, если он работает один.
— Какие показатели нужно рассчитать для определения среднесписочной численности.
Помимо декларации по ЕНВД, в январе следующего года «вмененщикам» предстоит подать еще один отчет. Это сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год. Срок представления отчета — не позднее 20 января (п. 3 ст. 80 НК РФ). Его обязаны подать все организации, в том числе и уплачивающие ЕНВД. Причем независимо от того, есть в компании наемный персонал или нет. На это указали чиновники Минфина России в Письме от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390. А вот индивидуальные предприниматели должны отчитаться о среднесписочной численности только в том случае, если в период, за который представляются сведения, у них были наемные работники (абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ).
Примечание. Фирмы на ЕНВД обязаны в январе отчитаться о среднесписочной численности работников за прошлый год, даже если сотрудников не было. А коммерсанты, работающие в одиночку, подавать этот отчет в ИФНС не должны.
Далее мы подробно расскажем, как вам нужно рассчитывать сведения о среднесписочной численности работников. А также по какой форме следует подготовить сам отчет.
Как «вмененщику» считать среднесписочную численность сотрудников
Порядок определения среднесписочной численности работников приведен в Указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428 (далее — Указания).
Для того чтобы рассчитать среднесписочную численность сотрудников за год, вам следует определить этот показатель отдельно за каждый месяц расчетного года. После чего суммировать полученные данные и разделить их на 12 (п. 81.7 Указаний). Если же ваша компания работает неполный год (например, вы зарегистрировали ее в середине года), среднесписочную численность за год вам надо считать в том же порядке. То есть сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний). Для определения среднесписочной численности за месяц используйте такую формулу:
ССЧм = ССЧпрд + ССЧнрд,
где ССЧм — среднесписочная численность работников за месяц;
ССЧпрд — среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни;
ССЧнрд — среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполные рабочие дни.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников, отработавших полные рабочие дни, вам понадобится их списочная численность за каждое число месяца. В том числе за выходные и праздничные дни (п. 78 Указаний). При этом списочную численность за нерабочий день берите равной этому же показателю за предыдущий рабочий день.
В списочную численность включите всех, кто работает у вас по трудовому договору. И неважно, были ли они на работе все дни месяца или отсутствовали по какой-либо причине. Например, находились в командировке или на больничном. Кроме того, в расчет включайте и тех, кто работает по трудовому договору на дому или принят на работу с испытательным сроком. Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в п. 79 Указаний.
Обратите внимание: есть и перечень лиц, которых в расчет списочной численности включать не нужно (п. п. 80 и 81.1 Указаний). Его мы привели в таблице на с. 24.
Категории работников, которых не надо учитывать при расчете списочной численности
| N п/п | Категория сотрудников «вмененщика» |
| 1 | Внешние совместители |
| 2 | Граждане, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера |
| 3 | Собственники самой организации, не получающие заработную плату |
| 4 | Сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком |
| 5 | Те, кто поступают учиться и находятся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов |
| 6 | Те, кто переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направлены на работу за границу |
| 7 | Лица, направленные компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получающие стипендию за ее счет |
| 8 | Граждане, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя |
| 9 | Лица, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии |
| 10 | Работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске |
Итак, для определения среднесписочной численности сотрудников, занятых полный рабочий день, сложите списочную численность за каждое число месяца. А полученную сумму разделите на количество календарных дней месяца.
Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, рассчитайте общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками, по формуле:
Ч-Д = Ч : Н,
где Ч-Д — количество человеко-дней, отработанных сотрудником, занятым неполный рабочий день;
Ч — количество отработанных часов сотрудником, занятым неполный рабочий день;
Н — нормативная продолжительность рабочего дня.
Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю (п. 81.3 Указаний). Так, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов рабочий день длится 8 часов. Другие показатели мы привели в таблице ниже.
Продолжительность рабочего дня в часах
| Количество рабочих часов в неделе | Продолжительность рабочего дня при 5-дневной рабочей неделе | Продолжительность рабочего дня при 6-дневной рабочей неделе |
| 40 ч | 8 ч (40 ч : 5 дн.) | 6,67 ч (40 ч : 6 дн.) |
| 36 ч | 7,2 ч (36 ч : 5 дн.) | 6 ч (36 ч : 6 дн.) |
| 24 ч | 4,8 ч (24 ч : 5 дн.) | 4 ч (24 ч : 6 дн.) |
Чтобы определить месячный показатель человеко-дней по каждому сотруднику, полученное количество человеко-дней умножьте на число дней, отработанных конкретным работником в месяце.
Теперь вы можете рассчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный рабочий день. Для этого воспользуйтесь следующей формулой:
ССЧнрд = Ч-Добщ : РДм,
где Ч-Добщ — общее количество человеко-дней, отработанных всеми сотрудниками, занятыми неполный рабочий день;
РДм — число рабочих дней в месяце.
Рассмотрим подробный пример расчета среднесписочной численности компании на ЕНВД.
Пример. Расчет среднесписочной численности работников «вмененщика». ООО «Подсолнух» зарегистрировано 12 октября 2015 г. В отношении своей деятельности фирма уплачивает единый налог на вмененный доход.
В организации установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:
— с 12 октября до 16 ноября — 20 человек;
— с 16 ноября до 31 декабря — 26 человек.
В октябре и ноябре 2015 г. в ООО «Подсолнух» все сотрудники работали полный рабочий день. А 1 декабря на работу были приняты два курьера на условиях сокращенного рабочего дня. В декабре они отработали по 5 часов 23 дня.
Рассчитаем по итогам 2015 г. среднесписочную численность работников ООО «Подсолнух».
Для начала определим среднесписочную численность сотрудников, которым установлен полный рабочий день. Она равна:
— в октябре — 12,90 чел. (20 чел. x 20 дн. : 31 дн.);
— в ноябре — 23 чел. [(20 чел. x 15 дн. + 26 чел. x 15 дн.) : 30 дн.];
— в декабре — 26 чел. (26 чел. x 31 дн. : 31 дн.).
Теперь рассчитаем среднесписочную численность сотрудников компании, которым установлен неполный рабочий график. Она равна:
— в декабре — 0,63 чел. (5 чел.-ч x 23 дн. : 8 ч : 23 дн.).
На следующем шаге определим среднесписочную численность всех сотрудников за каждый месяц. Она составит:
— в октябре — 12,90 чел.;
— в ноябре — 23 чел.;
— в декабре — 26,63 чел. (26 чел. + 0,63 чел.).
И наконец, рассчитаем среднесписочную численность работников компании за 2015 г. Она равна 4,93 чел. [(12,90 чел. + 19,66 чел. + 26,63 чел.) : 12 мес.].
Этот показатель следует округлить до целой единицы по общему правилу. Так, среднесписочная численность сотрудников ООО «Подсолнух» за 2015 г. составит 5 человек.
Что следует учесть при заполнении отчета о среднесписочной численности
Для того чтобы подать в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников за прошлый год, вам нужно заполнить отчет по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@. Сама форма не сложная. Она состоит из одного листа. Вверху укажите ИНН и КПП организации. Если отчет подает предприниматель, ему надо заполнить только ИНН.
В строку «Представляется в ____» укажите наименование и код инспекции, куда будете подавать отчет. Чуть ниже впишите полное наименование организации. Или Ф.И.О. предпринимателя. Все Рекомендации по заполнению отчета о среднесписочной численности приведены в Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@.
Готовый отчет должен подписать руководитель организации, сам индивидуальный предприниматель или представитель. При этом Ф.И.О. руководителя или представителя указывайте полностью. Подпись заверьте печатью (при ее наличии) и проставьте дату представления отчета.
Напомним, что подать сведения о среднесписочной численности вы должны не позднее 20 января (п. 3 ст. 80 НК РФ). Крайний срок подачи сведений по работникам за 2015 г. — 20 января 2016 г.
Штраф за несвоевременную подачу отчета
Если компания представит налоговикам сведения о среднесписочной численности позже установленного срока, чиновники могут ее оштрафовать. Причем штрафа может быть два. Один на организацию. Его сумма составит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). Второй штраф могут начислить лично руководителю компании за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, Письмо Минфина России от 07.06.2011 N 03-02-07/1-179). Его размер составит от 300 до 500 руб.
Если же бизнесмен представит сведения о среднесписочной численности позже установленного срока, его также могут оштрафовать. Для коммерсанта размер штрафа — 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Три главных совета. 1. Рассчитанный показатель среднесписочной численности работников следует округлить до целого числа по общему правилу.
- За непредставление отчета о среднесписочной численности штраф могут начислить и компании, и ее руководителю.
- Коммерсанту на ЕНВД не нужно подавать сведения о среднесписочной численности, если в течение предыдущего года у него не было наемных работников.
П.Игнатова
Эксперт