Самое важное в этой статье:
— Каким образом фирмам на ЕНВД приходовать «наличку», если кассовый аппарат не применяется.
— Обязательно ли выдавать документ об оплате, торгуя в розницу.
— Могут ли налоговики запросить у предпринимателя бумаги по кассе.
Плательщики ЕНВД имеют право отказаться от использования в работе контрольно-кассовой техники (ККТ) (п. п. 2 и 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее — Закон N 54-ФЗ). Однако это не значит, что и учет наличной выручки вам вести не надо. Осуществлять кассовые операции и оформлять их соответствующими кассовыми приходными и расходными документами вы обязаны (п. 5 ст. 346.26 НК РФ). Но это только если вы — юрлицо.
Если же вы индивидуальный предприниматель, вести кассовые операции вам тоже нужно. Но бумаги по кассе вы вправе не оформлять. О том, как организовать свою работу в каждом конкретном случае и какими документами запастись, чтобы избежать претензий проверяющих, мы и поговорим в данной статье.
Как организации учитывать наличные деньги, если кассовый чек она заменила на БСО
Использовать бланк строгой отчетности (БСО) вместо кассового чека вы можете только при оказании услуг населению (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). При этом неважно, хочет клиент получать документ, подтверждающий оплату услуги, или нет. БСО вы обязаны выдавать всегда (Письмо Минфина России от 10.08.2015 N 03-11-11/46052, Постановление ФАС Поволжского округа от 05.07.2010 N А65-28358/2009).
Примечание. Подробнее о том, где компании взять БСО, читайте в журнале «Вмененка», 2015, N 11, с. 4.
Порядок выдачи БСО закреплен в п. 20 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов <…> без применения ККТ». Так, при расчетах наличными вашему кассиру нужно проделать следующее:
— заполнить бланк строгой отчетности, однако свою подпись сразу ставить на нем не нужно;
— получить от клиента деньги за услугу;
— подписать документ;
— оставить себе копию бланка строгой отчетности или его корешок, отрывную часть;
— отдать бланк строгой отчетности покупателю вместе со сдачей;
— в конце смены предъявить копии (корешки, отрывные части) всех выданных за день бланков старшему кассиру или при его отсутствии в бухгалтерию одновременно со сдачей выручки;
— после сдачи наличных денег отдать все копии документов (корешки, отрывные части), а также испорченные бланки лицу, ответственному за хранение БСО.
Однако на этом учет наличной выручки организации не заканчивается. Старшему кассиру (а при его отсутствии бухгалтеру или руководителю компании) нужно оприходовать полученные деньги в кассу фирмы. Для этого надо сделать запись в кассовую книгу (п. 4.6 Указания N 3210-У). Кассовую книгу вы должны вести по форме N КО-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Запись в книгу оформите на основании приходного кассового ордера (форма N КО-1). А сам «приходник» составьте на все бланки строгой отчетности, выписанные за день (п. 5.2 Указания N 3210-У). Одного ПКО будет достаточно. Это подтверждает и независимый эксперт (комментарий см. во врезке на с. 15).
Примечание. Как «вмененщику» приходовать наличную выручку на основании БСО
Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ «ИНВЕСТАУДИТТРАСТ»
— Ежедневную выручку, полученную наличными деньгами, компания на ЕНВД обязана оприходовать. То есть отразить в своей кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, далее — Указание N 3210-У). Так, в конце рабочего дня руководителю или бухгалтеру фирмы нужно составить один общий приходный кассовый ордер на сумму дневной выручки (п. 5.2 Указания N 3210-У). В него надо включить общую сумму по всем бланкам строгой отчетности, которые кассир выдал покупателям или клиентам в течение дня. Такой ПКО следует оформлять в общем порядке. Только в строке «Приложение» надо перечислить номера всех БСО, суммы из которых включены в приходный кассовый ордер. Если бланков строгой отчетности много, можно сделать запись вида «с… по…».
Разрабатывать и вести какой-либо отдельный регистр учета сумм по БСО, выданным за день, компании необязательно. Законодательство этого не требует. Но и наличие такого регистра не будет являться нарушением правил работы с наличной выручкой. Поэтому если бухгалтеру удобнее подводить итоговую сумму выручки по БСО за день в отдельном регистре, а затем переносить ее в ПКО, то он может вести этот регистр учета. В данном случае его форму и порядок ведения следует отразить в учетной политике фирмы.
Копии выданных бланков строгой отчетности (или их корешки, отрывные части), а также испорченные бланки упакуйте в опечатанные мешки. Вы обязаны хранить их не менее 5 лет со дня их использования или порчи (п. 19 Порядка работы без ККТ).
Как фирме вести учет «налички», если вместо чека ККТ она выписывает квитанцию или товарный чек
Заменить кассовый чек на другой документ, подтверждающий получение наличных денег, можно, если вы занимаетесь «вмененной» деятельностью, не связанной с услугами населению (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Например, розничной торговлей. В таком случае документом, заменяющим чек контрольно-кассового аппарата, может быть товарный чек, квитанция или любой другой документ. Главное, чтобы он соответствовал двум условиям — подтверждал прием денег от покупателя и содержал обязательные реквизиты. Полный перечень таких реквизитов предусмотрен п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Мы привели его в таблице на с. 18.
Обязательные реквизиты документа об оплате, выдаваемого «вмененщиками» вместо чека ККТ <*>
| N п/п | Наименование обязательного реквизита |
| 1 | Наименование документа |
| 2 | Порядковый номер и дата выдачи документа |
| 3 | Наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя |
| 4 | ИНН фирмы или индивидуального предпринимателя |
| 5 | Наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг) |
| 6 | Сумма оплаты, внесенная наличными и по карте в рублях |
| 7 | Должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись |
———————————
<*> Перечень обязательных реквизитов утвержден п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
Выдавать товарный чек, квитанцию или иной документ вы должны только в том случае, если покупатель вас просит об этом. Такая свобода действий для вас предусмотрена п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Однако лучше документы об оплате выдавать покупателю всегда, не дожидаясь его просьбы. И в пользу этого у компании есть несколько причин.
Во-первых, вам надо вести дальнейший учет наличной выручки. А при наличии документов об оплате делать это гораздо удобнее. Так, вы можете оставлять себе копии выданных клиентам документов — товарных чеков, квитанций или др. или их отрывную часть. И на основании их суммировать все поступления наличной выручки за день. А затем оформить приходный кассовый ордер на всю поступившую сумму и сделать запись в кассовую книгу.
Во-вторых, обязательная выдача покупателю документа об оплате поможет вам контролировать продавца. Ведь если вы обяжете продавца всегда выписывать документы, подтверждающие оплату проданного товара, у него будет меньше соблазна положить деньги фирмы себе в карман. Какие еще есть способы контроля за продавцом, мы рассказали во врезке на с. 17.
Примечание. Как можно контролировать продавца в целях полноценного учета наличной выручки компании
Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ «ИНВЕСТАУДИТТРАСТ»
— В целях контроля за полнотой оприходования выручки руководитель фирмы может использовать несколько методов.
Первый метод — обязать продавца выдавать товарный чек, квитанцию или иной документ, подтверждающий прием наличных за товар, всем покупателям.
Для этого лучше заказать типографские бланки с напечатанными номерами. И предусмотреть для них возможность одновременного составления двух экземпляров такого документа под одним номером (например, под копирку). Первый экземпляр продавец будет выдавать покупателю. Второй — в виде копии — будет оставаться у фирмы. Такой порядок выдачи документов руководителю нужно закрепить в приказе. И отразить его в учетной политике. Также обязанности продавца нужно прописать в его должностной инструкции.
Второй метод — ввести покупку за счет магазина при отсутствии документов об оплате. С этой целью в торговом зале руководитель может повесить объявление для покупателей, в котором будет предусмотрено правило: «если продавец не выдал документ, подтверждающий оплату товара, покупка — за счет магазина». В объявлении можно привести образец соответствующего документа. А также номер телефона, по которому покупателям следует обращаться для урегулирования ситуации.
Третий метод — можно поставить в торговом зале более простой кассовый аппарат. Он может и не соответствовать всем требованиям к ККТ, используемым в обязательном порядке. Например, для внутреннего учета компания вправе использовать кассовую технику, которая снята с учета в ИФНС. На это указали чиновники ФНС России в своем Информационном сообщении от 29.09.2009. Причем такую ККТ фирма может доработать для печати документа, подтверждающего прием наличных денег (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ и п. 10 Письма ФНС России от 10.06.2011 N АС-4-2/9303@).
Ну и третий плюс в выдаче подтверждающих документов — вас не смогут оштрафовать налоговики за их отсутствие. То есть, даже если вам выпишут штраф, вы сможете оспорить его в суде. Ведь контролерам будет трудно доказать, что покупатель или клиент просил вас выдать подтверждающий документ, а вы ему в этом отказали. Примеры подобных решений смотрите в Постановлениях Шестого ААС от 24.05.2013 N 06АП-2171/2013, Пятнадцатого ААС от 08.04.2013 N 15АП-3106/2013 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.07.2012 N А19-3656/2012.
Однако судебные дела могут затянуться надолго. Поэтому проще все же выписать товарный чек или квитанцию покупателю при приеме наличных денег за товар, чтобы избежать продолжительных судебных разбирательств.
Как предпринимателю на ЕНВД учитывать наличную выручку
С 1 июня 2014 г. все индивидуальные предприниматели получили право не вести кассовую книгу и не оформлять приходные и расходные кассовые ордера (п. п. 4.1 и 4.6 Указания N 3210-У). Поэтому приходовать наличную выручку в кассу бизнесменам необязательно. И никаких кассовых документов оформлять тоже не нужно.
Однако чтобы воспользоваться таким преимуществом, вам нужно официально отказаться от оформления «приходников», «расходников» и от ведения кассовой книги. Для этого следует издать соответствующий приказ.
Примечание. Образец приказа об отказе от оформления кассовых документов смотрите в журнале «Вмененка», 2014, N 7, с. 14.
При отсутствии приказа вам придется оформлять кассовые документы и заполнять кассовую книгу.
И, конечно же, вы не освобождаетесь от выдачи покупателям документов, подтверждающих получение денег. Так, если вы оказываете услуги населению, то вместо кассового чека вы должны в течение дня выдавать клиентам соответствующие БСО, подтверждающие получение денег за услугу (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). А если ведете другой вид «вмененной» деятельности, то обязаны выдавать покупателю товарный чек, квитанцию или иной документ, подтверждающий прием наличных (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Но только в том случае, если покупатель этот документ попросит.
А вот приходовать наличную выручку в кассу не нужно. При условии, что вы отказались от оформления кассовых документов. Заработанными за день деньгами вы можете распорядиться по своему усмотрению. Например, сразу положить на расчетный счет в банке или хранить наличными в домашнем сейфе.
Если же к вам придут налоговики с проверкой полноты учета выручки и правильности применения контрольно-кассовой техники, учтите следующее. Из обязательных документов, которые могут потребовать чиновники при проверке, у вас должны быть только БСО. Но это в том случае, если вы оказываете услуги населению. Если же вы ведете другую «вмененную» деятельность, держите при себе бланки товарных чеков или квитанций, которые нужно выдавать по просьбе покупателей. Кроме того, покажите налоговикам два приказа:
— первый — на отказ от оформления кассовой книги и приходных и расходных кассовых ордеров (п. п. 4.1 и 4.6 Указания N 3210-У);
— второй — на отказ от использования в работе ККТ (п. п. 2 и 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).
Никаких других документов, связанных с учетом наличной выручки, потребовать у вас не могут (см. мнение независимого эксперта во врезке на с. 19).
Примечание. Могут ли налоговики проверить кассовую дисциплину у предпринимателя, если он отказался от ведения кассовых документов
Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ «ИНВЕСТАУДИТТРАСТ»
— Предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не составлять приходные и расходные кассовые ордера, а также не вести кассовую книгу (абз. 2 п. 4.1 и абз. 9 п. 4.6 Указания N 3210-У). Поскольку этих документов у коммерсанта нет, проверить правильность их ведения налоговики не могут.
Вместе с тем при желании бизнесмен все же может оформлять кассовые документы. Законодательство этого не запрещает. При этом порядок такого оформления предприниматель может разработать для себя сам. И оштрафовать его за нарушение собственного порядка ведения кассовых документов нельзя. Ведь нормы законодательства коммерсант не нарушает.
А вот наличие и порядок оформления документов, заменяющих чек ККТ, налоговики проверить могут. В таком случае у бизнесмена в обязательном порядке должны быть следующие документы. Это БСО — если коммерсант ведет бизнес по оказанию услуг населению. Бланки он обязан выдавать покупателям вместо кассового чека (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Либо товарные чеки, квитанции или прочие документы об оплате — если предприниматель осуществляет другую деятельность, не связанную с оказанием услуг. Такой документ нужно выдавать только по просьбе покупателей (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Получается, что копий таких прочих документов у продавца может и не быть. Но лучше все же их иметь во избежание споров с проверяющими.
Три главных совета. 1. Компания на ЕНВД при определенных условиях может не применять в работе ККТ. А вот вести кассовую книгу и составлять приходные и расходные кассовые ордера вы обязаны.
- Торгуя в розницу, безопаснее всегда выдавать покупателям документ, подтверждающий прием наличных денег. Это избавит вас от споров с налоговиками.
- Отказ от использования в работе ККТ и от оформления кассовых документов нужно оформить приказами. Налоговые инспекторы могут попросить их при проведении проверки полноты учета выручки.
Е.Зоркина
Эксперт